Каждый день на 100%. Как с помощью поведенческих наук управлять вниманием, энергией и настроением - Кэролайн Уэбб
Отзеркаливайте их тон
Старайтесь соответствовать тону собеседника, не теряя при этом собственного голоса. Помните, что все мы психологически тянемся к похожим на нас людям. И гораздо реже воспринимаем других как потенциальную угрозу, если считаем, что мы с ними в одной команде. Самые незначительные вещи способны усилить или подорвать это чувство принадлежности.
➨ Если последнее письмо, которое вы получили от них, отличается теплым тоном, но вы придерживаетесь более формального стиля, добавьте один теплый комментарий – например, скажите, что с нетерпением ждете встречи с этим человеком.
➨ Если стиль общения собеседника отличается быстротой, то в ответе сразу переходите к делу. Лаконичность не означает холодность: вы можете сохранить коллегиальность в своем тоне.
➨ Подражайте лексике адресата, как вы бы делали это в естественной речи. Подумайте о том, чтобы скопировать его стиль приветствия и подписания. Бонусная фишка: постарайтесь повторить количество восклицательных знаков, которые он использовал.
ОВЛАДЕЙТЕ ОБЪЕМОМ
Как выбраться из-под груза входящих сообщений и тратить на них меньше времени каждый день? Поведенческая наука даст несколько советов.
Перестаньте постоянно просматривать свою электронную почту
Обработка почты в течение дня позволяет нам чувствовать себя занятыми и эффективными. Но это означает, что мы тратим на сообщения больше времени, чем нужно. Как я уже объясняла в главе 4, переключение внимания с одной задачи на другую приводит к потере времени и сил. Обрабатывайте электронную почту в определенные часы, а не по несколько раз в минуту.
Фильтруйте входящие сообщения
Мы тратим силы и когда переключаемся между различными типами электронных писем, которые требуют совершенно разных реакций. Важные сообщения приходят вместе с подписками, приглашениями на встречи и откровенным спамом. Поэтому экономьте силы: позвольте почтовой программе сортировать входящие по разным папкам. Так вы сможете работать с разными типами писем по очереди. Вот некоторые фильтры, которые стоит установить:
➨ Электронные письма от частных лиц непосредственно вам. Если есть возможность, отделите те из них, где вы просто указаны в качестве адресата. Создайте специальную папку или вкладку для особо важных людей.
➨ Выделите в отдельную группу приглашения из календаря, если получаете их в большом количестве.
➨ Легко почувствовать себя скорее обремененным, чем информированным среди сообщений из подписок и рекомендаций. У меня есть папка для потенциально полезных исследовательских материалов, которую я открываю раз в неделю или даже реже.
Обрабатывайте все с первого раза
Если вы все же обращаетесь к письму в папке «Входящие», обрабатывайте его только один раз. Если вы трижды просматриваете сообщение, прежде чем ответить, вы втрое увеличиваете время на него. А ваши когнитивные возможности очень ограничены. Перефразируя Дэвида Аллена, автора замечательной книги «Getting Things Done», можно сказать, что, просматривая электронную почту, стремитесь к одному из четырех действий[282]:
➨ Делать: принимать решение и отвечать.
➨ Делегировать: если с этим справится кто-то другой.
➨ Отложить: сохранить для будущих действий или упоминания. При необходимости отправьте ответ «Я вам перезвоню».
➨ Удалить: если ничего из вышеперечисленного не подходит.
Я еженедельно просматриваю все письма, которые давно лежат в папке «Входящие», и спрашиваю: «Оставить ли это еще на один день, чтобы лучше подумать над ответом?» Если ответ отрицательный, то я просто отвечаю прямо сейчас. Пусть коротко, зато вовремя.
ПРИЗНАВАЙТЕ, ПРИЗНАВАЙТЕ И ЕЩЕ РАЗ ПРИЗНАВАЙТЕ
Избегайте молчания
Если вы дорожите отправителем, не затягивайте с ответом на его письмо. Мозг людей воспринимает социальную изоляцию и неопределенность как угрозу. А в данном случае угрозу создаете вы, когда долго молчите. Отправитель не знает, получили ли вы его, прочитали, возненавидели, посчитали глупым, проигнорировали или удалили. Это не очень хорошо для ваших отношений. Итак, для тех, кто вам дорог:
➨ Отправьте короткий положительный ответ по электронной почте в течение 24 часов, если это возможно. Чем дольше вы задерживаетесь, тем больше чувствуете себя обязанным писать более подробно. Если не готовы ответить сейчас, отправьте простое подтверждение: «Спасибо за ваше письмо. Мы подумаем над ответом и сообщим позже».
Если нет времени даже на односложное письмо, настройте автоматический ответ. Объясните, что у вас сейчас напряженный период, и сообщите о вероятном времени, когда уделите внимание сообщению. В процессе работы над этой книгой я создала автоответчик с текстом «Я занята, но не игнорирую вас».
Если вы получаете неуправляемое количество входящих писем от незнакомцев или случайных знакомых, составьте шаблоны вежливых ответов, которые вы (или ваш помощник) сможете быстро вставить и отправить.
Позитивное «нет»
Часто мы просто не хотим разбираться с проблемой, о которой сообщают в письме. Именно поэтому молчим в ответ вместо того, чтобы написать: «Нет, боюсь, я не смогу уложиться в срок» или «Нет, я не думаю, что нам стоит выбирать высокозатратный вариант». У нас замирает сердце при мысли об отказе, и мы откладываем его на другой день. Здесь полезно использовать технику «позитивного нет», о которой я рассказывал в главе 6. Напоминаю, как это работает:
➨ Начните с приятных слов или хотя бы поблагодарите отправителя за письмо.
➨ Ваше «да». Расскажите собеседнику о чем-то позитивном – о цели, приоритете, встрече.
➨ Ваше «нет». Затем объясните, что позитивное обязательство требует много сил, поэтому вы должны отклонить просьбу или предложение.
➨ В конце пожелайте собеседнику успехов в его начинаниях.
Мы привыкли начинать с фразы: «Мне жаль». Если вы поймали себя на том, что печатаете эту фразу в начале письма, сделайте паузу и подумайте, можно ли начать более позитивно.
ПОТУШИТЕ ОГОНЬ
Старайтесь не отправлять электронную почту, когда раздражены или расстроены. Скорее всего, вы находитесь в режиме защиты, поэтому преднамеренная система не работает в полную силу. Сделайте паузу и перечитайте письмо, когда станете спокойнее – возможно, на следующее утро.
Если ваша техника расслабления – напечатать гневную записку, используя технику маркировки аффектов из главы 17, то сначала удалите все имена из поля «Кому», чтобы случайно не выплеснуть свой гнев на весь мир. После завершения работы сохраните письмо в папке «Черновики». Потом пересмотрите его и порадуетесь: «Слава богу, что я не отправил это».
Когда раздражение возникло в ответ на полученное письмо, то не предполагайте злой умысел отправителя. Фундаментальная ошибка атрибуции: считать,
