Каждый день на 100%. Как с помощью поведенческих наук управлять вниманием, энергией и настроением - Кэролайн Уэбб

Групповое мышление

Очень здорово быстро прийти к согласию. Но если вы говорите о чем-то важном, а в комнате нет никаких проблем, вы, вероятно, упускаете часть картины. Задайте несколько вопросов, чтобы улучшить мышление группы:

➨ «Если бы нам нужно было найти в этом дыры, где бы они были?»

➨ «Если бы человек X был здесь и критиковал нашу идею, что бы он сказал – и как бы мы его успокоили?»

➨ «Давайте спроецируем ситуацию и предположим, что все пошло не так. Что мы упустили?»

➨ «На кого повлияют наши планы? О чем они будут беспокоиться?»

➨ «Если бы мы играли в адвоката дьявола, какие возражения услышали бы с другой стороны?»

Завершая встречу

У вас может быть и обратная проблема, когда никто не может прийти к единому мнению. Уменьшите напряжение, сделав следующее:

➨ Проясните, в чем вы можете быть согласны. Это способствует формированию чувства групповой принадлежности и успокаивает инстинктивную реакцию людей на угрозу.

➨ Спросите, можно ли договориться о несогласии по остальным вопросам. Ответ может быть положительным, если ясно, что вы уже согласны с главным.

➨ Если нет, то справедливо оцените основные идеи. Спросите, что должно быть правдой, чтобы каждая из них была лучшей. Примите совместное решение о том, как получить доказательства для проверки.

Если проблема заключается не столько в разногласиях, сколько в недостатке внимания, создайте «парковку» для идей и вопросов, которые всплывают в ходе беседы, но не относятся к главной теме. Это поможет всем почувствовать, что их услышали, и в то же время сфокусирует внимание на реальных приоритетах встречи. Составьте наглядный список на флипчарте, доске или в блокноте.

Трудное поведение

Если люди раздражаются, помните, что они, вероятно, чувствуют угрозу: исключения, несправедливости, ощущения, что их не ценят, отсутствия автономии, недостаточной компетентности или неопределенности. Если они не выспались или физически истощены, то чувствительность ко всем этим видам «угроз» также будет повышена. Чтобы улучшить ситуацию, спросите себя:

➨ Что именно они делают или говорят? (Просто наблюдайте за фактами).

➨ Что может спровоцировать эти действия – какая их потребность не удовлетворена?

➨ Как уменьшить эту «угрозу», удовлетворить потребность более полно? Например, выразить интерес к их мнению, чтобы показать: вы слышите и уважаете его.

В ФИНАЛЕ

Всегда оставляйте время для подведения итогов: какие ключевые решения были приняты, что было сделано, какие шаги стоит предпринять и какие обязанности возьмет на себя каждый из участников. Если есть возможность, закончите встречу на позитиве. Например, попросите присутствующих назвать одну вещь, которая их заинтересовала или вдохновила на встрече, и что они обязуются сделать и в какие сроки.

Облегчение нагрузки

И последнее замечание. Многие люди говорят, что ненавидят собрания, потому что их слишком много. Если вам это знакомо, подумайте о том, чтобы взять пример с Наяна, финансового директора банка, с которым мы познакомились в главе 12. Внимательно изучив свое расписание, он обнаружил, что там запланировано не менее сорока двух регулярных, повторяющихся встреч. Чтобы сократить их количество, мы применили некоторые концепции из главы 6.

Во-первых, Наян задумался о своих приоритетах в работе на ближайший год. Быстро выяснилось, что многие встречи не были с ними связаны; они оказались наследием прошлых обязательств. От таких совещаний Наян стал отстраняться, рассылая серию «позитивных “нет”». Когда он посещал действительно важные собрания, то всегда анализировал: действительно ли его присутствие здесь необходимо? Или кто-то младший мог бы заменить его и приемлемо выполнить необходимые обязанности? В результате Наян ходил только на те встречи, где важен был именно его вклад. Так он дал возможность проявиться молодым коллегам и высвободил себе время на жизнь.

Приложение Б

Хорошие электронные письма

Профессиональный трафик электронной почты составляет 110 миллиардов сообщений в день, и эта цифра постоянно растет[280]. Электронная почта быстрее, чем встреча, более гибкая, чем телефонный звонок, и передает больше информации, чем мгновенные сообщения или SMS. Но если вы спросите кого-нибудь, что он думает об электронной почте, то, скорее всего, столкнетесь со встречным недоумением. Ваши респонденты, скорее всего, скажут, что чувствуют себя подавленными огромным количеством писем. У большинства накопилось множество неотвеченных сообщений, многие из которых так и не были прочитаны. И все же мы раздражаемся, когда другие не отвечают нам или делают это, как нам кажется, невпопад. А еще используем электронную почту в целях, для которых она никогда не предназначалась. Мы тратим целую вечность на составление сложного сообщения, хотя знаем, что легко нашли бы нужные слова в разговоре с глазу на глаз. В результате, как показывают опросы, мы обычно тратим не менее четверти рабочего дня на отправку электронных писем. И это нас не радует[281].

А что говорит поведенческая наука? Как лучше отправлять сообщения, которые оказывают нужное нам воздействие, и управлять их потоком, чтобы почтовый ящик радовал, а не напрягал?

ПИШИТЕ ТО, ЧТО ЛЮДЯМ ЗАХОЧЕТСЯ ЧИТАТЬ

Делайте свои письма проще

Нравится вам это или нет, но людей больше убеждает информация, которую легко обработать. Итак:

➨ По возможности сокращайте письмо до нескольких строк. Используйте простой язык, короткие предложения и меткие фразы. Оставьте риторику для романа или свадебной речи.

➨ Если сообщение неизбежно длинное, разбейте его на короткие абзацы и сделайте их удобными для навигации, возможно, с помощью заголовков.

➨ Выделите любое действие или решение, о котором вы просите получателя. Предположим, что у него или нее есть время только на первые пару строк. С чего бы вы начали?

Начинайте с позитива

Иногда в электронных письмах приходится отмечать сложные вопросы. Они не должны заставлять адресата с первых строк перейти в режим защиты. А для этого:

➨ Начните с благодарности. Вместо того чтобы написать: «Спасибо за повторный порт. Могу ли я дать вам несколько комментариев?», потратьте лишние 10 секунд на то, чтобы прокомментировать хотя бы одну удачную вещь: «Спасибо за отчет. Мне понравилось, что вы включили в него точку зрения клиента. Могу ли я дать вам несколько комментариев?» Хвалить что-то конкретное эффективнее, чем делать общие теплые заявления, как мы видели в главе 10.

➨ Лидируйте с решениями, а не с проблемами. Вместо того, чтобы сказать: «К сожалению, наша первоначальная идея не сработает, потому что… поэтому мы сделаем следующее…», предложите свое решение: «Мы считаем, что лучше всего сработает… Это отличается от нашего первоначального плана, так как…» Содержание осталось прежним, но небольшое изменение последовательности дает уже другое эмоциональное воздействие.

➨ Объясните получателю важность