Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире - Майк Аллен

СОВЕТЫ И УЛОВКИ

➊ Плохие письма начинаются с неудачной темы письма. Вам нужна короткая прямолинейная срочная тема.

Человек должен понять, почему следует открыть письмо СЕЙЧАС.

➋ Вы должны сообщать новость или задавать вопрос в первом же предложении, всегда.

Пусть люди понимают, что они ДОЛЖНЫ читать дальше.

➌ Дайте получателям контекст «Почему это важно».

В письмах это повторяемая основа, сразу после которой идут подтверждающие данные.

➍ Буллиты облегчают читателям, и просматривающим по диагонали, и внимательно изучающим текст, выделить наиболее важные моменты или вспомогательные идеи.

➎ Выделяйте жирным шрифтом любые слова, цифры или имена, если хотите привлечь к ним внимание – это, опять же, идеальная ловушка для тех, кто просматривает, а не читает.

➏ Ясные, интуитивно понятные визуальные образы помогают усилить или оживить важный тезис.

ПРИМЕР № 1

До применения Умной краткости

После применения Умной краткости

ПРИМЕР № 2

До применения Умной краткости

После применения Умной краткости

16. Умная краткость на ваших встречах

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

871 слово

6 минут

Подумайте о тех часах вашей жизни, которые вы никогда не вернете, ведь вы потратили их на слишком длинные, затянутые, бесполезные совещания.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Вы можете изменить культуру и результаты работы вашей команды, если будете использовать умную краткость на совещаниях. Вы выделитесь как человек, который ценит время других и хочет сказать что-то важное.

• Первый шаг – научиться проводить собрания. Трое из четырех человек не обучались тому, как проводить хорошие встречи. Неудивительно, что так много совещаний проходит просто ужасно.

• Другие люди такие же, как и вы: 90 % признаются, что на собраниях погружаются в свои мысли, а 72 % во время них занимаются другой работой (HBR Design Thinking).

• Теперь используйте принципы, изложенные в этой главе, для создания согласованности, определения четкого направления и достижения лучших результатов.

ПРЕДЫГРОВАЯ РАЗМИНКА: Успех встречи обычно определяется еще до ее начала.

• Звучит глупо, но убедитесь, что вам действительно нужна встреча. Если требуется конфиденциальность или грубая откровенность, лучше пообщаться один на один.

• Человек, назначающий встречу, должен определить цель (одно прямое предложение) и повестку дня (максимум три пункта) в электронном письме до начала встречи.

• Постарайтесь сделать это накануне вечером, на случай если участники будут заняты в день мероприятия. Это даст достаточно времени для размышлений.

• Джефф Безос, как известно, доводит это до крайности, основываясь на своем недоверии к презентациям в PowerPoint, которые, по его словам, скорее запутывают, чем проясняют ситуацию. «Вместо этого мы пишем структурированные шестистраничные записки, – сказал он в письме акционерам, – Мы читаем одну из них про себя в начале каждого собрания, как в читальном зале».

• Шести умных предложений будет достаточно!

• Если возможно, набросайте конкретные решения или действия, которые нужно предпринять.

Во время совещания:

1. Выставьте ограничение по времени: если все делать правильно, обычно достаточно 20 минут. Большинство людей похожи на роботов, автоматически устанавливающих продолжительность совещаний на 30 минут и более, независимо от того, сколько нужно успеть сделать. Вытряхните эту культуру из вашего офиса, и вы засияете.

• Подход Slack кажется разумным: 25 минут или 50 минут. Тогда, если у вас запланированы встречи одна за одной, вы не опоздаете на следующую. Возможно, вы даже успеете выпить кофе.

• Попробуйте проводить микро-совещания (от 5 до 10 минут). Не существует законов, требующих делать совещания дольше, чем это необходимо.

2. Чтобы открыть встречу, начните с заголовка – сформулируйте цели в одном предложении, отправьте письмо заранее по электронной почте. На встрече озвучьте. Что необходимо решить или обсудить?

3. Во втором предложении объясните «почему это важно» для данной конкретной группы в данный конкретный момент. Люди заняты, часто быстро забывают тему конкретного собрания. Дайте им понять, зачем они здесь.

4. Далее однозначно укажите, какие конкретные решения необходимо принять. К ним вы вернетесь в конце, сделав выводы.

5. Направляйте дискуссию, задавая тон сосредоточенности и эффективности. Считайте это здоровым давлением среди равных. Если кто-то начинает отклоняться от темы, прервите его с улыбкой: «Не по теме!» Взмах руки может добавить юмора и снять остроту.

6. Вовлекайте всех в диалог. Часто самые тихие люди могут сказать что-то действительно умное. Поощряйте молчаливых тоже поделиться своим мнением. По крайней мере, они оценят ваше предложение.

7. Когда остается 2 минуты, завершайте обсуждение. Резюмируйте выводы и конкретизируйте следующие шаги. Сообщите команде, что вы отправите электронное письмо с напоминанием о них до конца рабочего дня.

После совещания:

• Пока сессия еще свежа в памяти, отправьте группе небольшое электронное письмо со списком последующих действий, используя маркированные пункты.

• Мы обнаружили, что эти электронные письма часто побуждают людей добавлять пункты, о которых они подумали после встречи, что может избавить от необходимости проводить еще одну встречу.

Как не стоит делать:

• Болтовня и любезности – это ваша награда за то, что вы пришли раньше. (Или, если вы любите светские беседы так же, как Джим, ваше наказание.) Когда приходит время начала совещания, а вы все еще говорите об обеде или выходных, вы сигнализируете группе занятых людей, что эта встреча не так уж важна. Так зачем же вы ее проводите?

• Слишком много людей, слишком много тем, слишком много времени. Сослуживцы вряд ли что-то скажут виновнику, запланировавшему такую встречу. Но они заметят – и запомнят.

Как делать правильно:

• ЗАВЕДИТЕ КУЛЬТУРУ НАЧИНАТЬ ТОЧНО ВОВРЕМЯ. В первую неделю после переезда президента Джорджа Буша-младшего в Белый дом в 2001 году Карл Роув, обладавший приличным влиянием, опоздал на встречу в Овальном кабинете. Сразу после начала президент велел помощнику запереть дверь. Роув больше никогда не опаздывал.

• БЛАГОДАРИТЕ ЛЮДЕЙ ЗА ТО, ЧТО ОНИ ПРИШЛИ ВОВРЕМЯ. (Сами решайте, будете ли вы запирать двери.) До конца встречи вы являетесь голосом разума.

• РАСПРЕДЕЛЯЙТЕ ЗОНЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ. Убедитесь, что все понимают, что и к какому сроку им нужно сделать.

17. Умная краткость в ваших речах

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

1418 слов

10 минут

Когда вы в последний раз слышали речь, тост или шутку и думали: «Было круто. Но хотелось бы подлиннее и потуманнее».

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Ответ – никогда. Рецепт для отличной речи: сделайте замечания достойными внимания аудитории, а вашу одну Большую вещь – запоминающейся.

В речах, как и в жизни, не нужно много говорить, чтобы что-то изменить. Действительно, некоторые из самых знаковых речей в истории были короткими:

• Геттисбергская речь: 272 слова

• Знаменитая инаугурационная речь Джона Ф. Кеннеди: менее 15 минут

• Речь Джона Куинси Адамса о Декларации независимости: 3 неотъемлемых права, а не 22

Эксперт по коммуникациям Нэнси Дуарте выступила с известным докладом на TED, изучив ритм, сюжетную арку и содержание известных речей, включая «У меня есть мечта» Мартина Лютера Кинга-младшего и презентацию iPhone Стива Джобса в 2007 году. Ее версия «секретной структуры» великих речей, изложенная в Умной краткости:

• Опишите статус-кво: как мир или тема выглядит сегодня.

• Противопоставьте ему свою возвышенную идею – в идеале, в ней и кроется смысл вашей речи.

• Двигайтесь вперед и назад от того, что есть, к тому, что могло бы быть.

• Сделайте призыв к действию.

• Закончите ярким изображением утопии, если они примут вашу