Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире - Майк Аллен

никто не будет жаловаться, если рассылка будет короткой». Поэтому вместо «Топ-10 Майка» он отправил «Большую шестерку Майка».

• Когда в понедельник он вернулся к обычному формату, он увидел электронные письма такого содержания: «Где я могу подписаться на версию с шестью новостями?» Унизительно, но показательно.

➌ Быть бескорыстным выгодно для эгоиста.

Если вы приносите пользу своей аудитории, люди обращают на вас внимание, вознаграждают вас, доверяют вам, приветствуют вас и действительно читают или слушают вас.

• Подумайте о том, что читаете вы сами. Так зачем вам насильно кормить свою аудиторию чем-то большим?

• Если люди знают, что вы придирчивы, они действительно среагируют, когда вы схватите их за грудки и скажете: «Обратите внимание на это».

➍ Превратите это в игру.

На самом деле это довольно забавно – посадить свою прозу на диету. Майк играет в такую игру, когда редактирует чью-то новостную сводку: он вырезает из них слова, иногда сотнями, а затем предлагает репортеру найти недостающие элементы. Обычно они не могут.

• Это – словесная диета. Легко не бывает. Она требует дисциплины. Но в результате вы становитесь здоровее и лучше выглядите.

• Наше программное обеспечение Axios HQ выводит ее на новый уровень и выдает оценку Умной краткости каждый раз, когда вы что-то пишете, чтобы помочь оценить ваш прогресс.

13. Искусство новостной рассылки

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

1229 слов

9 минут

Нет лучшего способа сообщить о множестве важных вещей и заставить людей обратить на них внимание, чем толковая оперативная новостная рассылка, выполненная в стиле Умной краткости.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Новостные рассылки стремительно набирают популярность на рабочих местах и в журналистике, потому что они привносят порядок и продуктивность в сложные дела или темы.

• Только The New York Times предлагает более 50 информационных рассылок.

• Вы можете стать героем для своего книжного клуба, шестого класса, волонтерской группы, коллег и начальства, выпустив свою собственную рассылку, если сделаете это правильно.

МЕЖДУ СТРОК: Люди ненавидят записки, игнорируют отчеты, пропускают электронные письма. И мы, и вы. Информационная рассылка в стиле Умной краткости даже для небольшой команды руководителей или группы друзей требует, чтобы ее читали, и даже может доставить удовольствие. Добавьте немного сладостей – GIF-изображения, карикатуры, личные новости, фотографии команды – это отличный способ стать заметнее и мгновенно изменить ситуацию.

Боязнь людей пропустить интересное работает на вас. Кто хочет быть единственным человеком в коллективе, который не видел объявление о свадьбе, которое вы поместили в конце еженедельной рассылки?

СЛОВЕСНЫЕ ЗАДАЧИ

Элизабет Льюис – директор по связям с общественностью мэра Остина, штат Техас, Стива Адлера – мечтает о мире коротких информационных сообщений. Но ее босс – человек слова.

• «Мэр предпочитает длинные формулировки, но это не тот мир, в котором мы живем, – говорит она. – Мы внедрили Умную краткость, чтобы помочь людям и соответствовать их ожиданиям по потреблению информации».

По ее настоянию мэр начал использовать систему Axios HQ и Умную краткость для общения со своими избирателями. Эта система настолько понравилась общественности, что Льюис теперь использует ее для подведения итогов работы городского совета, которые направляет в СМИ после каждого заседания.

• «Репортерам нужна как можно более сжатая подача материала, – сказала она. – Именно так они потребляют информацию. Так потребляю информацию и я. Я хочу знать: это займет всего три минуты моего времени».

Льюис получает много писем, которые настолько запутанны и невразумительны, что она сравнивает их с языковыми загадками, которые мы получали в начальной школе.

• Как писатель и читатель она говорит: «Спасибо тебе, Умная краткость, за то, что помогла мне избавиться от лишних сложностей».

Льюис говорит, что у нее есть мечта, связанная с коммуникациями: «Мир, в котором используются только маркированные списки». Забавно, но это и наша фантазия тоже.

СОВЕТЫ И УЛОВКИ

➊ Придумайте название для информационной рассылки из одного или двух слов.

Оно должно быть емким, понятным и отражать ее цель и дух.

➋ Не тратьте время попусту.

Будьте конкретны в том, сколько времени вы просите у читателя. Мы используем «Подсчет Умной краткости», но вы можете просто сказать, сколько вы написали слов и сколько времени нужно на чтение.

• Человек в среднем читает примерно 160 слов в минуту – число, которое мы используем в этой книге для расчета времени чтения. Посчитайте сами.

➌ Начинайте с большого.

Напишите свой первый пункт «Одна важная вещь». Начните с этого в заголовке, чтобы показать, что это ключевое событие. Пусть заголовок будет кратким и сильным.

• Пример: «Одно большое событие: мы продаем компанию».

➍ Не разводите беспорядок.

Первая большая ошибка, которую совершают многие люди, заключается в том, что они не задумываются о шрифте, размере текста и оформлении, чтобы убедиться, что упаковка приятна для глаз. Не распыляйте граффити.

➎ Затем напишите еще несколько пунктов в стиле Умной краткости в порядке важности.

• Часть «умного» в Умной краткости заключается в отборе информации. Убедитесь, что каждый пункт действительно важен, это увеличит вероятность того, что читатели обратят внимание на те немногие вещи, которые по-настоящему важны.

СОВЕТЫ И УЛОВКИ

➏ Пронумеруйте свои пункты и проверьте общую длину.

Знание того, что будет дальше, и фиксированное время чтения облегчают читателю задачу.

• В самом начале скажите, сколько пунктов будет в статье. Пять-десять пунктов – идеальный вариант, если больше – это уже книга, а не информационная рассылка. Сокращайте.

• Все, что длиннее 1200 слов, – слишком длинно. Идеальный вариант – меньше 1000. Сокращайте.

➐ Завлеките меня. Удивите меня.

Выберите классную фотографию или изображение, которое имеет отношение к делу. Не стоит прикреплять панораму города к статье о продаже компании.

➑ Всегда будьте краткими.

Не превышайте лимит в 200 слов в каждом пункте. Краткость свидетельствует об уважении к времени читателей.

• Наши исследования показывают, что после первых 200 слов обычно наблюдается значительный спад интереса. Если нужно, просто дайте ссылки на отчеты, истории или веб-сайты, чтобы читатели могли «копнуть поглубже».

➒ Заставьте меня улыбнуться.

Закончите чем-то смешным или личным.

• Мы используем фразы «Одна веселая вещь» или «Одна улыбка с собой».

➓ Простые графики или рисунки, подтверждающие вашу точку зрения, – это чистое золото.

14. Будьте услышаны на работе

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

1200 слов

9 минут

Нигде Умная краткость не является более эффективной и необходимой, чем на работе.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Вы можете значительно повысить свою производительность и популярность, независимо от должности, за счет использования умных и эффективных средств коммуникации.

• Менеджеры и коллеги заметят и вознаградят вас за то, что вы делаете их умнее, экономите время и предоставляете полезный контекст.

• Это даст вам большое преимущество в профессиональном плане, потому что большинство людей не умеет грамотно общаться на работе.

СИТУАЦИЯ В ЦЕЛОМ: Революция на рабочем месте разворачивается в режиме реального времени, и она навсегда изменит то, как люди взаимодействуют, работают и добиваются успеха. Времена, когда скрытные управленческие команды отдавали приказы сверху вниз послушным сотрудникам, сидящим в традиционных офисах, прошли.

Это рассвет удаленных сотрудников-идеалистов, требующих прозрачности и смысла в работе. Культура будет так же