Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"

• Клиенты и потребители — частные лица или организации, покупающие изделия или услуги вашей фирмы.

• Сотрудничающие лица и организации — привлечены для выполнения работ в силу той или иной необходимости.

• Продавцы, поставщики и подрядчики — организации, предоставляющие трудовые, материальные и финансовые ресурсы для работ проекта.

• Разрешительные органы — государственные организации, от которых требуются особые разрешения на определенные виды деятельности.

• Профессиональные общества — при некоторых обстоятельствах могут оказать влияние на успех проекта.

• Общественные организации — местные, национальные и международные общественные организации, которые могут оказать влияние на проект.

Реалии как таковые

Много лет назад я столкнулся на своем семинаре по обучению управлению проектами с женщиной, которая уже была на нем несколько месяцев назад. После обычных приветствий она рассказала, как ей помогли на практике полученные знания и, в частности, список участников проекта.

Поначалу ее удивило, что для двухмесячного проекта количество имен в этом списке превысило полторы сотни. Но вопреки ее сомнениям оказалось, что ни одно имя не было вписано напрасно. А то, что это было сделано вовремя, позволило ей заблаговременно:

• запланировать, кого и как привлекать к проекту;

• подумать, как отразится непривлечение отдельных лиц;

• посоветоваться с шефом по этим вопросам.

Полагаю, вы самостоятельно сможете продолжить разработку предложенной структуры списка аудитории проекта исходя из особенностей вашей организации.

Не пропустите возможных кандидатов.

Службы обеспечения. По штату они в любом случае участвуют в проекте. Лучше заранее проинформировать их о готовящемся проекте, узнать, какие ресурсы они смогут вам предоставить, и согласовать графики. Перечислим их:

• отдел кадров;

• ОТК;

• юридический отдел;

• отделы сбыта, снабжения и договоров;

• бухгалтерия;

• служба охраны;

• служба материального обеспечения;

• информационные службы.

Потребители или конечные пользователи результата работ проекта. Не всегда возможно внести их в список (например, покупателей товаров широкого потребления), но информацию об их потребностях следует иметь, хотя бы через каких-то представителей.

Как-то крупный американский транснациональный банк проводил многомиллионную модернизацию своей информационной системы. Хотя специалисты плотно работали с европейскими представителями конечных пользователей, работа новой системы закончилась провалом, поскольку вся документация системы велась на английском языке, который был непонятен 90 % банковских пользователей в Европе. Тут сказались и подбор говорящих на английском представителей, и непонимание последних, что они представляют всех своих европейских коллег, не говорящих по-английски.

Люди, обеспечивающие внедрение и эксплуатационную поддержку результирующего продукта. Им предстоит обеспечивать успех проекта после того, как вы умоете руки. Пока есть возможность, привлекайте их к работе, чтобы они смогли заранее изучить то, что будут внедрять, и заодно дать вам дельные советы.

Предположим, вам предстоит организовать ежегодную сдачу крови.

Таблица 7.1. Список участников Дня донора (частичный)

Категория Подкатегория Участники Внутренние . . . Высшее руководство • Центральная администрация; • Зам. по сбыту и маркетингу; • Зам. по производству; • Главный заместитель. . Члены коллектива • Представитель сервисной службы; • Представитель отдела связи с общественностью; • Административный помощник. . Службы обеспечения • Бухгалтерия; • Склады; • Юридический отдел. . Специальные службы • Руководитель проекта и участники прошлогоднего Дня донора Внешние . . . Клиенты, потребители • Доноры предыдущих лет; • Потенциальные доноры. . Разрешительные органы • Местное бюро здравоохранения . Поставщики, подрядчики • Медсестры; • Поставщики пищи; • Руководство станции переливания крови . Профессиональные сообщества • Американская медицинская Ассоциация; • Американская Ассоциация банков крови. . Общественность • Местный комитет; • Местные газеты; • Местные теле- и радиостанции.

Проверка укомплектованности списка аудитории проекта

Полностью укомплектовать список участников проекта поможет предлагаемая инструкция.

• Каждое имя сопровождайте указанием занимаемой должности. В соответствии с этой информацией легко структурировать список по категориям, например: категория маркетинга, ответственная за рекламу изделия X, Шарон Уилсон.

• Постарайтесь поговорить со многими людьми. Посоветуйтесь с представителями разных подразделений, профессий, к кому еще следует обратиться, чтобы никого не пропустить.

• Найдите время для составления этого списка. Откройте его, как только получите назначение на проект. Консультируйтесь с участниками вашего проекта, они подскажут, кто нужен еще.

• Не забывайте о тех, кто будет играть эпизодическую роль. Лучше сразу внести их в список, чтобы заранее решить, когда и как включить их в работу (см. также определения распорядителей, соисполнителей и наблюдателей дальше в этой главе).

• Включите в список административных начальников участников проекта. Вряд ли они будут выполнять задачи проекта непосредственно, но следует согласовать с ними сроки участия их подчиненных в проекте и заручиться поддержкой.

• Тех, кто будет выполнять несколько различных задач проекта, включайте во все соответствующие разделы списка. Предположим, ваш босс кроме общего надзора еще будет проводить техническую экспертизу. Впишите его в оба раздела списка. Если босс уедет (в командировку или отпуск), найдите других кандидатов, но не забудьте проинформировать его письменно о каждой замене.