Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"

• очень заинтересован в успехе вашего проекта;

• желает, чтобы его имя было связано с этим проектом.

Часто распорядители выступают и в роли соисполнителей. Если упомянутый заместитель президента компании распорядился финансировать проект из бюджета отдела сбыта, то он еще и соисполнитель.

Когда привлекать их к проекту

Напоминаю пять стадий выполнения проекта, которые были подробно описаны в главе 5.

• Замысел.

• Разработка.

• Начало.

• Исполнение.

• Завершение.

Теперь следует составить план привлечения лиц аудитории проекта по стадиям и группам.

Они входят в аудиторию проекта с самого начала до полного завершения.

• Замысел. Сильное привлечение. Постарайтесь обсудить со всеми распорядителями задачи, которые они ставят перед проектом, и возможности их реализации. Если в дальнейшем обнаружатся другие распорядители, проинформируйте их о причинах возникновения проекта и узнайте, каких результатов ожидают они.

• Разработка. Умеренное и сильное привлечение. Еще раз уточните, насколько проект соответствует их замыслам. Перед началом работ обязательно добейтесь утверждения.

• Начало. Умеренное привлечение. Представьте их участникам проекта. Личный рассказ распорядителей о целях проекта повысит его значимость в глазах исполнителей. К тому же после общения с исполнителями они будут чувствовать большую уверенность в успехе.

• Исполнение. Умеренное привлечение. Информируйте о прогрессе и достигнутых в ходе выполнения работ результатах для поддержания интереса к проекту.

• Завершение. Сильное привлечение. Выясните, как они оценивают результаты и полноту выполнения поставленных задач. Примите во внимание замечания и рекомендации.

Как и распорядители, они участвуют в проекте от начала до конца.

• Замысел. Умеренное привлечение. По возможности дайте понять основным соисполнителям, что проект реализуем. Если они появятся позже, то расскажите, что именно позволило сделать вывод о реализуемости проекта.

• Разработка. Значительное участие. Поскольку выполнять работы проекта или обеспечивать материалами будут соисполнители, то от них требуется максимальное участие в определении методов и графиков работ, необходимых затрат. Требуйте формального подтверждения обязательств по достигнутым соглашениям.

• Начало. Значительное участие. Ознакомьте всех соисполнителей с планом намеченных работ и методами взаимодействия.

• Исполнение. Значительное участие. Это их основная работа по определению. Организуйте взаимный обмен информацией о ходе работ, достигнутых результатах и затруднениях. Разрешайте вместе возникшие проблемы.

• Завершение. Значительное участие. Объявите соисполнителям об окончании работ проекта и дайте оценку его результатам в целом и работе каждого в частности. Выслушайте их замечания и предложения на будущее.

Привлекайте их по вашему выбору. Уровень их участия на всех стадиях проекта незначительный.

• Замысел. Проинформируйте о существовании и назначении проекта.

• Разработка. Сообщите о планируемых результатах и сроках выполнения.

• Начало. Сообщите о начале работ и сроках достижения промежуточных и конечного этапов.

• Исполнение. Информируйте о достижении поставленных задач.

• Завершение. Сообщите о полученных результатах и итогах.

Методы привлечения представителей аудитории

Нужно найти возможность постоянно поддерживать интерес к своему проекту как у распорядителей и соисполнителей, так и у наблюдателей. Вот некоторые методы.

• Личные беседы. Формальное и неформальное обсуждение вопросов проекта вдвоем, втроем. Некоторые темы требуют конфиденциальности.

• Совещания. Проводятся как в составе всего коллектива, так и отдельных групп для переназначений, мозгового штурма, обсуждений или просто объявлений.

• Переписка. Записки, заметки, письма (обычные и электронные). Она предназначена для распространения важной информации и служит в некотором роде документированием неформальных обсуждений.

• Письменная документация. Формальные письменные соглашения о планируемых результатах, выделении ресурсов, различных технических вопросах.

Советы по привлечению аудитории

То, как вы это сделаете, будет одним из факторов эффективности их вклада в проект.

• Привлекайте людей к проекту на этапе планирования, чтобы они смогли провести необходимую подготовку, зарезервировать время и ресурсы и высказать свои соображения. Даже те, кто вам в дальнейшем не понадобятся, могут поделиться своим ценным опытом.

• Обсудите в юридическом, отделе все соответствующие вопросы. Скажем, планируя возможную покупку оборудования, вы опасаетесь недобросовестных поставщиков, которые после подписания контракта могут затянуть сроки поставки.

Не забывайте:

• при разработке плана советоваться с каждым ключевым лицом аудитории проекта. Обязательно выясните все взаимные вопросы в доступной для всех форме;

• выяснять, какие интересы видит в проекте каждый представитель аудитории. Каждому из них будет приятно услышать о их реализации в ходе и по завершении проекта (об этом подробнее в главе 12).

Как привлечь Влиятельных людей

Полномочия — это право принимать решения, которые другие будут воплощать в жизнь. Ошибочно воспринятое мнение участника как полномочное указание ведет к потере сил, средств и разладу в работе.

При подборе участников проекта следует четко знать их полномочия, чтобы на ответственные позиции привлечь соответствующих лиц.

Однажды мой клиент участвовал в продолжительном заседании по поводу выбора цвета офиса. Присутствовавшие в полном составе участники ремонтных работ после интенсивных дебатов единогласно выбрали светло-серый.

Через неделю работник службы материального обеспечения сообщил, что босс забраковал этот вариант как дорогостоящий и дал указание найти другой. Заседавшие неделю назад потеряли время, потому что не пригласили достаточно полномочного человека. Им следовало: