Данные: визуализируй, расскажи, используй. Сторителлинг в аналитике - Коул Нассбаумер Нафлик

презентации, я сразу прошу его отложить их в сторону. Затем я предлагаю ему выполнить несложные упражнения, чтобы он сформулировал главную мысль презентации и рассказал ее за три минуты (эти приемы мы обсуждали в главе 1). Зачем? Прежде чем выстраивать коммуникацию, нужно четко понять, что вы хотите донести до слушателей. Когда вы в состоянии выразить главную мысль и рассказать свою историю за три минуты, можно подумать о технических моментах.

Один из вариантов – перечислить на первом слайде основные вопросы или темы, которые вы раскроете в ходе выступления. Для аудитории это станет кратким обзором того, что ей предстоит услышать. Дальнейшие слайды организуйте в соответствии с этой структурой. В завершение еще раз повторите, какие темы вы обсудили, с акцентом на том, каких действий вы ждете от слушателей или какие решения им нужно принять. Такой подход поможет организовать структуру презентации и сделает ее ясной для вашей аудитории. Кроме того, благодаря эффекту повторения слушатели лучше усвоят вашу мысль.

Другая стратегия – начать с конца. Начните с призыва к действию: что ваша аудитория должна узнать или сделать. Подтвердите свои слова убедительными данными. Этот подход эффективен, если аудитория уже доверяет вам или вы знаете, что ей важно услышать вывод и не особо интересно, как вы к нему пришли. Дополнительное преимущество этого подхода в том, что аудитории сразу становится ясно, чего от нее ждут, в каком ключе ей воспринимать дальнейшую информацию и почему она должна продолжать вас слушать.

Чтобы сделать свое повествование более доступным для аудитории, подумайте, какую информацию вы преподнесете в устной форме, а какую – в письменной.

Устная и письменная коммуникация

Когда вы проводите презентацию – официально, стоя перед аудиторией, или неофициально, за круглым столом, – значительная часть коммуникации осуществляется в устном формате. Когда вы отправляете электронное письмо или отчет, коммуникация имеет письменную форму. У каждого из видов есть преимущества и недостатки.

В ходе устной презентации текст, который аудитория читает на экране или странице, усиливается тем, что вы параллельно рассказываете. У людей есть возможность и прочесть, и услышать то, что им необходимо знать, и это помогает эффективнее воспринимать информацию. Вы можете озвучивать выводы, пояснять их, связывать идеи, отвечать на вопросы аудитории. Помните, что она должна успеть прочесть и осмыслить текст, представленный на слайдах, но он не должен поглотить все внимание, чтобы аудитория воспринимала сказанное вами.

Еще одна сложность в том, что аудитория может действовать непредсказуемо. Слушатели иногда задают вопросы не по теме, спрашивают о том, что вы планировали рассказать позже, или делать что-то другое, что сбивает вас с толку. Это одна из причин, почему важно в начале устной презентации четко озвучить ее структуру и какого участия вы ждете от аудитории. Так, если вы предполагаете, что вопросы могут увести вас в сторону от темы, скажите что-то в духе: «Я знаю, что у вас непременно возникнет много вопросов. Пожалуйста, запишите их, а в конце презентации я оставлю время, чтобы на них ответить. Но сначала посмотрим, как наша команда пришла к заключению, которое я озвучу, и каких действий мы ждем от вас».

Другой пример: если вы планируете начать с конца, но это отличается от принятого подхода, объясните аудитории, что вы делаете. Так, можно сказать: «Сегодня я начну с того, какие действия могут быть предприняты. Наша команда провела тщательный анализ, по его результатам сделала заключение. Мы взвесили несколько вариантов. Я познакомлю вас с каждым. Однако сначала я хочу озвучить, чего мы ждем от вас, а именно…» Если вы познакомите аудиторию со структурой презентации, это поможет и вам, и ей. Слушатели будут понимать, чего ожидать и какого участия от них хотят.

При письменной коммуникации (когда вы отправляете отчет или слайд-шоу после презентации, чтобы у слушателей остались материалы выступления) у вас нет возможности что-то пояснить устно или дать комментарии к слайдам. Содержание должно быть максимально ясным и доступным. Тщательно подойдите к выбору слов и формулировок. Если вы отправляете отчет или презентацию и у вас не будет возможности ее прокомментировать, особенно важно сделать четкие выводы по каждому слайду или разделу. Возможно, вы попадали в ситуации, когда это не было сделано. Например, изучали презентацию, встречали слайд со списком фактов или таблицу/график со множеством данных и думали: «Понятия не имею, к чему все это и что мне с этим делать». Избегайте подобного: всегда четко излагайте свои выводы и не оставляйте аудиторию в сомнениях.

Иногда полезна обратная связь от человека, который не очень хорошо знаком с темой. Это поможет выявить проблемы с доступностью и последовательностью изложения (если они есть), понять, какие вопросы могут возникнуть у аудитории, и заранее на них ответить. К преимуществам письменной коммуникации относится то, что при четкой структуре отчета или презентации пользователи могут сразу перейти к частям, которые их интересуют.

Кроме структуры и последовательности повествования, есть еще одна стратегия, которую мы можем использовать в сторителлинге, – эффект повторения.

Эффект повторения

Вернемся к сказке о Красной Шапочке. Одна из причин, почему я до сих пор помню эту историю, заключается в эффекте повторения. Когда я была маленькой, мне читали и рассказывали эту сказку много раз. Как уже отмечалось в главе 4, важная информация постепенно переносится из краткосрочной памяти в долгосрочную. Чем чаще она повторяется или используется, тем выше вероятность ее сохранения в долгосрочной памяти, поэтому я могу рассказать сказку о Красной Шапочке и сегодня. Эффект повторения можно использовать и в сторителлинге.

Повторение фраз

«Если люди могут легко вспомнить, повторить и передать ваше сообщение, вы справились со своей задачей на отлично». Чтобы добиться этого, Нэнси Дуарте рекомендует использовать повторяющиеся фразы: короткие, ясные и легко запоминающиеся. Подробнее об этом – в ее книге Resonate (Захвати аудиторию своей яркой историей).

Чтобы использовать эффект повторения, познакомимся с концепцией «Бинг, бэнг, бонго». Я узнала о ней от преподавателя английского, когда училась писать эссе. Я хорошо запомнила ее, возможно из-за яркой аллитерации[41] и потому, что преподаватель использовал ее как повторяющуюся фразу. Она отлично подходит для сторителлинга на основе данных.

Суть в том, что сначала нужно озвучить аудитории, о чем пойдет речь дальше («Бинг» – вводный параграф эссе). Затем вы переходите к содержанию («Бэнг» – тело эссе). Наконец, вы резюмируете сказанное («Бонго» – заключение). В презентации или отчете начать можно с резюме того, какие вопросы вы планируете осветить, затем дать содержание, а завершить слайдом или заключением с кратким обзором основных пунктов (рис. 7.1).