Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Мудрый самурай

Мы завершим разговор о базовом приеме 1 известным японским преданием.

Однажды юный самурай оказался на пароме вместе с легендарным мастером фехтования, известным по всей стране. Юноше не терпелось показать себя, и ему хотелось сразиться с мастером. Он самоуверенно вызвал его на поединок со словами: «Пусть один из нас умрет!»

Мастер не ответил. Его столько раз вызывали на бой, что он устал от бессмысленных схваток.

Молчание оскорбило юного самурая, и он закричал: «Выходи и сразись со мной, посмотрим, кто из нас умрет!»

Наконец, после многократных попыток юного самурая вызвать мастера на дуэль, тот поднялся и сказал: «Я принимаю твой вызов. Но на пароме люди, которые могут пострадать. Давай высадимся на этом острове, там нам никто не помешает». Юный самурай согласился.

Когда паром подошел к острову, мастер любезно позволил юному самураю первым сойти на землю, а потом быстро оттолкнул судно от берега, оставив униженного юного самурая в одиночестве.

Во многие повседневные сражения, мешающие нам попасть в квадрат 2, не нужно ввязываться вообще. Мудрый подход позволяет победить без битвы, оставить множество дел на острове и заняться более важными вещами. Понять, от каких сражений можно уклониться, и потом создать автоматическую систему, помогающую не отвлекаться от важного, – вот в чем суть базового приема 1.

По словам классика военной стратегии Сунь-цзы, «высшее мастерство – это победа над противником без битвы»{33}.

Базовый прием 2: Разложить на составляющие

Теперь, когда обработка части входящей информации автоматизирована, можно перейти к следующему базовому приему, который стоит на карте процесса планирования дел из квадрата 2 за принятием решения. Его цель – удаление дополнительных, соответствующих квадратам 3 и 4, сообщений из почтового ящика, с которыми не справились правила и фильтры, и переход к эффективному управлению делами из квадратов 1 и 2.

У многих эта часть электронных писем очень велика. Их удаление важно не только с точки зрения продуктивности, но и здоровья. Недавнее исследование показало, что электронная почта может усиливать проявления стресса, включая повышение кровяного давления, частоты пульса и уровня кортизола. Помимо этого было обнаружено следующее:

Несущественные электронные письма, отвлекающие от работы или требующие немедленного ответа, раздражают, а письма, присланные в ответ на завершение работы, успокаивают. Распределение писем по папкам также снижает уровень стресса и вызывает ощущение благополучия, поскольку создает впечатление контроля над ситуацией{34}.

Подумайте и оцените, насколько хорошо вы в настоящее время управляете входящей почтой. Возможно, кое-что из перечисленного ниже покажется вам знакомым.

• Я читаю письмо и говорю себе: «Вернусь к этому позже», только для того, чтобы больше его не открывать.

• Я читаю письмо и помечаю его, как непрочитанное, чтобы обязательно заняться им позже.

• Я перемещаю письма в подпапки, чтобы очистить почтовый ящик, но в итоге беспокоюсь о том, правильно ли поступил (например, с письмами босса).

• Я распечатываю письма, которые требуют действий, и складываю распечатки на столе, чтобы как-нибудь ими заняться.

• Я пользуюсь почтовым ящиком как системой хранения документов. Я использую функцию «Поиск», если надо найти старое письмо. Я просто надеюсь, что не упустил ничего важного.

• Я впадаю в панику, когда босс звонит и спрашивает: «Вы получили мое письмо?» Тогда я начинаю лихорадочно искать его.

• Я испытываю постоянное беспокойство из-за хаоса в моем почтовом ящике.

• Я фактически не пользуюсь почтовым ящиком.

Итак, сколько в данный момент писем в вашем почтовом ящике, прочитанных и непрочитанных? Сотни? Тысячи? Некоторые компании автоматически чистят почтовые ящики своих сотрудников каждые 30–60 дней, поскольку на серверах не хватает места. Хотя такая мера довольно жесткая, она вынуждает людей чистить почтовые ящики и архивировать переписку. Архивирование, конечно, дело хорошее, однако отправка в архив сотен и тысяч писем остается трудоемкой задачей и не способствует завершению важных дел.

Для понимания сути базового приема 2 подумайте о том, что каждое электронное письмо – это всего лишь один или несколько элементов основной четверки – событие, задача, контакт или заметка/документ. Если смотреть на каждое письмо через эту призму, то становится ясно, что для его содержимого уже есть место в основной четверке.

Типичное письмо выглядит примерно так:

Кому: Джейми

Копия: Томасо

От: Киёми

Тема: Встреча на следующей неделе

Джейми,

Прежде всего хочу сказать, что рад познакомиться. С нетерпением жду нашей встречи на следующей неделе и надеюсь, что ты введешь меня в курс дела. Пожалуйста, посмотри вместе со своей командой вложенный файл и проверь, правильны ли данные по Бразилии и Аргентине. Мне нужен твой ответ до конца следующей недели.

Спасибо,

Киёми

<Вложение>

Многие, получив такое письмо, быстро его просматривают и оставляют в ящике вместе с другими письмами, чтобы вернуться к нему позже.

Задержитесь на минутку и подумайте, можно ли разбить содержимое этого письма на категории основной четверки. Какие категории представляет содержащаяся в письме информация?

• Событие: Джейми надо запланировать собрание команды для изучения данных по Бразилии и Аргентине.

• Задача: Джейми необходимо проанализировать цифры до встречи с командой.

• Контакт: поскольку Джейми раньше не работал с Киёми, ему необходимо сохранить его контактную информацию.

• Заметка/документ: Джейми необходимо сохранить вложенный документ для последующего изучения.

После определения каждого элемента основной четверки сразу же поместите его на свое место и удалите письмо из почтового ящика. Базовое правило – открывать письмо только один раз. Вот как это делается.

Прежде всего добавьте событие в свой календарь. Если вы используете программы типа Outlook, Google или IBM Notes, то они позволяют сделать это очень просто. Во многих случаях назначить встречу и внести ее в свой и чужие календари можно одним щелчком мыши. Чаще всего сообщения и даже вложенные файлы превращаются в события. Это облегчает удаление их из почтового ящика.

Далее Джейми нужно проанализировать цифры до встречи с командой. Это задача и ее можно перетащить в перечень главных задач или воспользоваться меню. В большинстве случаев вы можете назначить дату начала и/или срок исполнения задачи и присвоить ей приоритет.

При создании задачи мы настоятельно рекомендуем ставить в начало названия глагол действия. Как правило, перечни задач длинные, и пока доберешься до названия «Цифры по Бразилии», необходимое действие может вылететь из головы. Глагол конкретизирует задачу: «Проанализировать цифры по Бразилии/Аргентине».

Следующий шаг – сохранить контактную информацию Киёми. Мы не раз встречали людей, которые вручную копируют и вставляют новые контакты, когда в системе наверняка существует меню, позволяющее мгновенно заполнить несколько полей и превратить отправителя в контакт. Какой бы подход вы ни выбрали, поместите контактную информацию в отведенное для нее место в системе.

Наконец, необходимо сохранить документы в разделе «Заметки/документы», чтобы получать к ним доступ при необходимости. (Мы покажем вам более эффективные способы выполнения этой операции, когда дойдем до базового приема 3 «создать ссылку».)

Теперь, когда мы разложили исходную информацию на составляющие и распределили их в основной четверке, можно спокойно удалить электронное письмо!

Поскольку вы осознанно подходите к разложению исходной информации на составляющие, ничто не пропадает. Все находится на своем месте и легко доступно в нужный момент. Это помогает привести в порядок почтовый ящик и обрести душевное спокойствие. Это позволяет заниматься важными, но не срочными делами из квадрата 2. Кроме того, при появлении горящего дела из квадрата 1 с ним легче справиться, когда все упорядочено.

Порядок в почтовом ящике помогает навести порядок и в голове. Ничто не успокаивает больше, чем сокращение количества писем в ящике и уверенность в том, что все лежит на своем месте.

Не впадайте, однако, в другую крайность. Не попадайте в квадраты 3 и 4 по той причине, что переводите в основную четверку все подряд. Не занимайтесь обработкой электронного письма просто для того, чтобы избавиться от него. Руководствуйтесь правилом пяти секунд – если можно быстро принять решение или ответить на вопрос, то сделайте это тут же, особенно когда выделено время на очистку почтового ящика. Подходите к процессу осознанно, чтобы не застрять на чем-нибудь. Если вопрос требует больше времени, определите его в основную четверку, чтобы заняться им позже.