Оптимизатор бизнес-процессов 2.0. Лучшие инструменты повышения эффективности организаций, команд и систем - Александр Александрович Сорочан

Сами инициаторы перемен начинают считать улучшения чем-то несерьезным. Они привыкают к тому, что не важно, как ты умеешь пользоваться знаниями, главное – задор и пара умных слов. Прочитав одну книгу (пускай даже такую классную, как ту, что Вы читаете сейчас), они считают, что уже во всем разобрались.

А «улучшайзинг» этого не любит. Он не прощает поверхностного отношения к себе. Он – единство теории и практики. Без любой из составляющих процесс изменений становится однобоким, покосившимся деревцем, которого лишили должного ухода опытного садовника. Оно просто не успевает расцвести и дать вкуснейшие плоды, как его срубают под самый корень.

Если Вы хотите всерьез заниматься повышением эффективности в организации, помните о двух ключевых аспектах.

1. Вам необходим профессионал – практик и теоретик в одном лице, который не только все сделает, но и подготовит себе смену из ваших сотрудников.

2. Время и терпение. Рим не был построен за ночь. И повышение эффективности не может случиться по щелчку ваших пальцев.

А если что-то идет не так, как Вы думали, у Вас всегда остается эта книга. Она поможет Вам разобраться в причинах и найти выход из сложного положения.

Я желаю Вам успехов в улучшениях и огромного драйва в Ваших проектах. С моей точки зрения, только получая удовольствие от нового, можно достичь впечатляющих результатов. До новых встреч!

Глоссарий

A

Agile – обобщенное название методик по гибкому управлению проектами (преимущественно в IT сфере). Отличие от классических, «водопадных» подходов к управлению проектами кроется в итерационном подходе.

В конце каждого цикла работы (спринта), длящегося в среднем от одной до четырех недель, пользователю показывают прототип продукта с рядом работающих свойств (фичи). После тестирование принимается решение либо доработать свойства, либо перейти к разработке и внедрению других свойств продукта в рамках следующего цикла.

Б

BPM (Business Process Management) – Управление бизнес-процессами – совокупность подходов и инструментов по созданию, определению, анализу, оптимизации и управлению бизнес процессами.

Бэклог – список требований к продукту или основные черты и функции, которыми должен обладать конечный продукт.

Г

Гемба – термин бережливого производства, который означает «место, где происходит работа». «Сходить на Гемба» означает прийти и своими глазами выявить проблемы и их причины.

Д

Дизайн-мышление – методология решения творческих задач, используемая для создания новых продуктов и услуг. Во главу угла ставит потребности клиента и удобство пользования, создавая тем самым результат, ориентированный на эмоции и глубинные желания пользователя.

DFLSS (Design for Lean Six Sigma) – Дизайн процессов Лин 6 Сигма – методология создания новых процессов, которые изначально соответствуют высоким стандартам качества, не содержат в себе потерь и лишних шагов.

DMAIC – цикл проекта по оптимизации процессов, используемый в методологии Лин 6 Сигма. Состоит из пяти фаз:

● Определение (Define) – фаза, на которой собирается и анализируется Голос Клиента, формулируется проблема, набирается команда и запускается проект оптимизации процесса.

● Измерение (Measure) – фаза, на которой происходит изучение текущей ситуации: моделируется карта процесса как есть и собираются данные.

● Анализ (Analyze) – фаза, на которой происходит анализ карты процесса, собранных данных, определяются корневые причины проблем.

● Совершенствование (Improve) – фаза, на которой создаются, тестируются и внедряются решения, разрабатывается целевой процесс.

● Контроль (Control) – фаза, на которой создаются инструменты контроля обновленного процесса, происходит переход от проектного к регулярному управлению процессом. Проводится оценка эффективности проекта.

Каждая следующая фаза в цикле основывается на результатах предыдущей фазы.

Дэшборд – она же панель управления. Это графическое изображение, в сжатом виде передающее статус и основные показатели проекта, процесса или системы. В цифровом варианте это экран с постоянно обновляющейся информацией. В бытовом варианте любая панель индикаторов, например приборная панель автомобиля, – вариант дэшборда.

Л

Лин (бережливое производство) – методология оптимизации процессов, использующая инструменты и принципы, созданные компанией «Тойота». В первую очередь нацелена на ускорение процессов и минимизацию затрат за счет устранения потерь (точек неэффективности, таких как ожидание, запасы и незавершенное производство, перепроизводство и др.)

Лин 6 Сигма – объединенный методологический подход, включающий в себя как инструменты Лин и 6 Сигма, так и других методик (теории ограничений, ТРИЗ и т. д.).

В настоящий момент является ключевым фреймворком по оптимизации бизнес-процессов, в который интегрируются инструменты из других методологий.

В рамках него рассматриваются не только процессы, но и системы управления, культура и инфраструктура организации.

М

Матрица (анализа) заинтересованных сторон – инструмент, который позволяет оценить, как разные заинтересованные стороны и лица принимающие решения (стейкхолдеры) относятся к Вашему проекту.

Требуется, чтобы на старте проекта обозначить их текущее отношение к проекту, определить целевое, разобрать причины и организовать мероприятия, чтобы привлечь ЛПР на свою сторону.

Методология PMI – один из наиболее распространенных стандартов управления проектами, разработкой, обновлением и сертификацией которого занимается Институт Управления Проектами (англ. Project Management Institute (PMI).

Модель процесса – графическое отображение процесса в виде схематического изображения операций, ролей, условий и связей между ними. Также может содержать дополнительную информацию по измерениям процесса, IT системам, входах/выходах и т. д.

П

PDCA – он же цикл управления Деминга, используемый при управлении качеством. Суть проста. P = планирование, D = действие, C = проверка, A = воздействие.

Подразумевает сначала планирование работ по улучшению процесса, далее исполнение плана, проверку (по сути сверку с тем, помогают реализуемые действия достигать поставленных целей или нет), корректирующее воздействие, чтобы изменить план и скорректировать действия, чтобы достигать цели.

По сути здесь очень уместна аналогия с управлением судном: Вы прокладываете курс, идете по нему, проверяете выдерживается ли курс и двигаетесь ли Вы кратчайшим путем к цели, корректируете его при необходимости.

Планирование сценариев – методика анализа всех возможных сценариев развития ситуации и разработки планов по эффективному реагированию на них.

Процессная архитектура – совокупность процессов организации, включающая все процессы организации, разбитые на несколько уровней детализации. Содержит ключевую информацию по каждому процессу: кто является владельцем процесса, основные метрики, клиенты и т. д.

Процессная нотация – совокупность символов и методологии их использования для создания процессных моделей. Наиболее известные нотации BPMN 2.0, EPC, UML, VSM, SIPOC.

5С (Пять С) – методики эффективной организации рабочего пространств (как физического, так и виртуального) за счет выполнения пяти последовательных шагов:

1. Сортировка – удаление или перенос в зону архивного хранения материалов, документов и вещей, которые не используются на регулярной основе.

2. Создание и соблюдение порядка – определение места для каждой вещи, документа, материала, правила их маркировки и наименования для сокращения времени их поиска и возврата на закрепленное за ними место.

3. Соблюдение чистоты – поддержание порядка и частоты на рабочем месте, чтобы не возникало захламления и