Неизвестен Автор - Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)

5.4. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, спецхранилища, склады хранения изделий, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, и другие режимные помещения запираются и опечатываются. При этом сейфы, металлические шкафы и хранилища опечатываются таким образом, чтобы исключить возможность ее снятия без повреждения оттиска печати. Режимные помещения, хранилища с опечатанными входными дверями, пеналы (пакеты) с ключами сдаются под охрану или дежурному по предприятию с указанием времени приема (сдачи) и с отметкой о включении охранной сигнализации.

Сдачу ключей и режимных помещений под охрану, а также получение ключей и вскрытие режимных помещений производят сотрудники, работающие в этих помещениях, по утвержденному начальником спецподраэделения списку с образцами подписей этих сотрудников. Данный список находится у охраны или у дежурного по предприятию.

Опечатанные (опломбированные) хранилища вскрываются только лицами, ответственными за сохранность документов и изделий, составляющих коммерческую тайну. Списки таких лиц с образцами их подписей утверждаются начальником спецподразделения и находятся у охраны или у дежурного по предприятию. В отсутствии указанных лиц режимные помещения и хранилища могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию руководителя предприятия или данного подразделения, о чем должен быть составлен акт.

Перед вскрытием режимных помещений и хранилищ должна быть проверена целостность оттисков печатей и исправность запоров. При обнаружении нарушения целости оттисков или других признаков, указывающих на возможное проникновение посторонних лиц в эти помещения или хранилища, последние не вскрываются, а составляется акт. О случившемся немедленно ставятся в известность руководитель предприятия и начальник спецподраэделения. Одновременно принимаются меры по охране места происшествия, на которое не допускаются посторонние лица.

В случае утраты ключа от хранилища или входной двери режимного помещения немедленно ставится в известность спецподраэделение. Замок этого хранилища или двери необходимо заменить или должен быть изменен его секрет.

Хранение документов и изделий, имеющих отношение к коммерческой тайне, в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или изменения его секрета запрещается.

5.5. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в режимных помещениях, спецхранилищах, складах производятся только в присутствии работников, отвечающих за сохранность документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне, в этих помещениях или соответствующих дежурных. Во время уборки и хозяйственных работ все документы должны находиться в сейфах (металлических шкафах), а изделия зачехляются и опечатываются.

На предприятии на случай пожара, аварии или стихийного бедствия разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем спецподразделения, в которой предусматриваются:

- порядок вызова должностных лиц;

- порядок вскрытия режимных помещений;

- очередность и порядок спасения документов (изделий) и дальнейшего их

хранения.

Инструкция должна находится у дежурного по предприятию и в подразделении охраны.

5.6. При пожаре, аварии или стихийном бедствии дежурный по предприятию, а также работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или соответственно аварийную службу, ставят в известность руководителя предприятия, начальника спецподразделения и принимают меры к ликвидации пожара или аварии и их последствий.

В случае, если создается угроза уничтожения находящихся в режимных помещениях, хранилищах, складах документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне, дежурный по предприятию совместно с представителями охраны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и изделий в соответствии с инструкцией на случай пожара, аварии, стихийного бедствия. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписывается лицами, вскрывшими данное помещение.

6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия с участием работников сторонних организаций

6.1. Служебные совещания с участием работников сторонних организаций, на которых рассматриваются вопросы, связанные со сведениями, составляющими коммерческую тайну, ПРОВОДЯТСЯ с разрешения руководителя предприятия.

Руководитель назначает лицо, ответственное за проведение таких совещаний.

6.2. Лицо, назначенное ответственным за проведение совещания, совместно с представителями службы безопасности и соответствующими техническими специалистами осуществляет необходимые организационные и технические мероприятия, которые должны обеспечить сохранение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, и исключить утечку информации во время проведения такого совещания

6.3. На совещания допускаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на них вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью.

При планировании проведения совещания предусматривается такая очередность рассмотрения вопросов, которая исключает участие в их обсуждении лиц, не имеющих отношения к ним.

6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно представить в службу безопасности предприятия:

- проект программы проведения совещания;

- перечень его участников;

- список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому участнику.

Список приглашенных на совещание согласовывается с лицами, ответственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, давшим разрешение на проведение совещания.

6.5. Участники пропускаются на совещание по спискам и документам, удостоверяющим их личность.

6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них содержатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по списку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совещания.

При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно касаются приглашенных.

6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сохранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти помещения могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью обеспечения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необходимости - обеспечены охраной.

6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед его началом обязано проинформировать присутствующих о том, что обсуждаемые на нем вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах).

6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассылаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение.

Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании совещания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке.

Программа проведения совещания и список его участников приобщаются к материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до окончания работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения, составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном порядке.

КОММЕНТАРИИ

Настоящий документ может служить основой для разработки собственного "Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприятиях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее Положение должно утверждаться Правлением.

УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа

Протокол от " " 19 г.

- Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкретного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимого объема работы по защите коммерческой тайны предприятия.

Возможно создание и других подразделений в зависимости от специфики производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия технической разведки, подразделение связи и др.).

Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определенного времени работы на предприятии, в течении которого работники отдела кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и деловых качеств принимаемого на работу.

При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".