Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

15. Обеспечьте сотруднику доступ к любой необходимой информации.

16. Избегайте того, чтобы без веских причин вмешиваться в рабочий процесс и тем самым «перечеркивать»

делегирование.

17. Вместе с тем придайте сотруднику уверенность в том, что в случае возникновения трудностей и проблем он всегда может попросить у вас совета и поддержки.

18. Потребуйте от сотрудника отчета через установленные промежутки времени о том, как продвигается дело.

19. Контролируйте конечные результаты порученного дела и немедленно информируйте сотрудника о результатах контроля.

20. Конструктивно хвалите успехи и критикуйте недостатки и неудачи в работе. Позволяйте сотруднику либо представлять в высших инстанциях порученную ему задачу как его работу, либо соучаствовать в ее представлении на соответствующем уровне.

6 блоков вспомогательных вопросов

Следующий формуляр с 6 блоками вспомогательных вопросов вы можете использовать при выдаче конкретного поручения.

Что? Что вообще надо сделать? _______________ Какие частичные задачи надо выполнить в отдельности? _______________ Каким должен быть конечный результат? _______________ Какие отклонения от него могут быть приняты во внимание? _______________ Каких трудностей следует ожидать? _______________ Кто? Кто больше всех подходит для выполнения этой задачи или деятельности? _______________ Кто должен помогать при выполнении? _______________ Почему? Какой цели служит данная задача или деятельность? _______________ Что произойдет, если работа будет полностью или частично не выполнена? _______________ Как? Как надо подходить к выполнению задачи? _______________ Какие методы и способы следует применить? _______________ На какие предписания и инструкции надо обратить внимание? _______________ Какие инстанции и подразделения надлежит проинформировать? _______________ Какими могут быть затраты? _______________ С помощью чего? Какие вспомогательные средства должны быть использованы? _______________ Чем должен быть оснащен сотрудник? _______________ Какие документы могут понадобиться? _______________ Когда? Когда нужно (следует) начать работу? _______________ Когда работа должна быть окончена? _______________ Какие промежуточные сроки должны быть соблюдены? _______________ Когда сотруднику следовало бы проинформировать меня как руководителя о ходе работы? _______________ Когда я должен проконтролировать и, если потребуется, вмешаться в рабочий процесс? _______________ Контроль за поручениями

Заведите реестр поручений, чтобы контролировать сроки и ход выполнения задач.

Предлагается следующий образец:

Наименование _______________________ Дата заполнения _______________________ Срок завершения проекта _______________________ Описание проекта _______________________ Цель и намеченный результат _______________________Приоритет Конкретные задачи Время на исполнение Кому поручено Начато Срок промежуточного контроля Окончено Отметка о выполнении А Б В

3.6. Резюме

— Успешно работать - значит точно и хорошо выполнять нужные задачи.

— Принятие решений предполагает установление целеориентированных и однозначных приоритетов.

— Для целесообразного и эффективного выполнения ваших задач безусловно необходимо, чтобы вы лично установили их очередность.

— Установление приоритетов помогает вам:

- планомерно вести дела;

- выполнять срочную работу к установленному времени;

- регулировать перерывы в работе; проверять степень срочности;

- определять альтернативные решения, например с помощью вспомогательных вопросов; учитывать возможности делегирования.

— ваши личные приобретения:

- вы активно регулируете свой трудовой процесс (самоменеджмент);

- избегаете ненужных конфликтов со своими целями; избегаете конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;

- избегаете «переделывания» уже сделанного; избегаете ненужного стресса.

— Принцип Парето (соотношение 80:20) применительно к рациональному использованию временигласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени.

— К немногочисленным «жизненно важным» проблемам следует всегда приступать в первую очередь.

— С помощью анализа АБВ вы обеспечиваете упорядочение задач по их значимостии ориентацию результатов работы на достижение нужного эффекта.

— Отдавайте себе отчет в том, что вы не можете делать сразу все, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного(основное правило эффективной организации труда)!

Задачи А Задачи Б Задачи В Весьма важные Важные Менее важные 15% всех задач 20% всех задач 65% всех задач 65% общей значимости 20% общей значимости 15% общей значимости Выполнять самому, не перепоручать Частично поручать Поручать, сокращать, вычеркивать

— Важную задачу редко бывает необходимо выполнить сегодня или на этой неделе, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу.

— Освобождайтесь от «тирании» спешности:

Никогда не допускайте того, чтобы важные дела становились срочными!

Старайтесь срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать!

— Работайте последовательно в соответствии с принципом Эйзенхауэра и не бойтесь «менее срочные/менее важные» дела переправлять либо в архив, либо в корзину.

— Делегированиемназывается поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности.

— Делегирование означает саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет шансы сотрудникам Для раскрытия своих способностей (мотивация).

— Делегирование в равной степени выгодно и для руководителя, и для подчиненных.

— Успешное делегирование предполагает:

- готовность делегировать (желание);

- способность делегировать (возможность).

— Кто неэффективно делегирует, тот осуществляет неэффективный менеджмент.

— Делегируйте под контролем также средне- и долгосрочные задачи из вашей сферы деятельности,

— Ежедневно делегируйте как можно чаще и как можно больше — насколько позволяют рабочая ситуация и потенциал сотрудников.

— Делегируйте не только своим подчиненным, но и другим подразделениям и сервисным службам,

— 6 основных вспомогательных вопросов по делегированию способствуют оперативному принятию решений:

- Что должно быть сделано?

- Кто должен это сделать?

- Почему он должен это сделать?

- Как он должен это сделать?

- С помощью чего он должен это сделать?

- Когда он должен это сделать?

— Эффективное делегирование предполагает соответствующую организацию труда: планируйте делегирование своих задач и следите за их выполнением и соблюдением сроков с помощью листка контроля.