Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах) - Ренат Шагабутдинов

или опции, нажмите на нее на клавиатуре, чтобы не тратить время на перемещение курсора мыши.

Нажатие ОК в диалоговом окне тоже можно осуществить без использования мыши — для этого применяется клавиша Enter.

Еще один вариант: правой кнопкой мыши потянуть за границы диапазона, а далее в контекстном меню выбрать «Копировать только значения» / «Копировать только форматы» (Copy Here as Values Only / Copy Here as Formats Only).

Также можно скопировать данные (Ctrl + C), а затем после копирования щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейку для вставки и в контекстном меню выбрать нужный вариант.

Кроме того, можно вставить данные как обычно (Ctrl + V) и после этого нажать на появившийся смарт-тег «Параметры вставки» справа внизу.

Очень просто вставить только значения можно в Google Таблицах (а также только текст без форматирования в других облачных приложениях Google) — с помощью сочетания Ctrl + Shift + V. В Excel (и других приложениях Office — особенно полезно это будет в Word) это сочетание было представлено в конце 2022 года для участников программы Office Insiders (получающих обновления первыми и выступающих в качестве своего рода бета-тестеров) и к моменту выхода книги, скорее всего, будет доступно подписчикам Microsoft 365.

Перенести форматирование с одной ячейки на другие можно, выделив ячейку-образец и нажав на кнопку «Формат по образцу» (Format Painter) на ленте инструментов.

После этого выделите ячейку или диапазон, к которым хотите применить форматирование образца.

Если щелкнуть на «кисточку» дважды (эта магия сработает только в Excel), то можно отформатировать по образцу несколько отдельных ячеек или диапазонов: пока вы не нажмете Esc, все, к чему вы притронетесь мышкой (выделите), будет форматироваться. У курсора появится «кисточка» справа, показывающая, что вы находитесь в режиме форматирования по образцу.

Специальная вставка: несколько трюков

Файл с примерами: Специальная вставка.xlsx

Специальная вставка (Paste Special) нужна не только для того, чтобы вставлять значения или форматы (как мы обсуждали недавно), тем более что для этого есть и другие инструменты, о которых мы тоже говорили.

Вот еще несколько полезностей в этом окне.

Вставка ширины столбцов

Допустим, у вас похожие таблицы на двух листах и вы хотите, чтобы ширина каждого столбца на каждом листе была абсолютно одинаковой. Не подбирать ведь их вручную?

Достаточно выделить первую таблицу (можно столбцы целиком, а можно просто ячейки любой строки), скопировать их, а далее перейти к первому столбцу другой таблицы и вызвать специальную вставку (правая кнопка мыши — специальная вставка или Ctrl + Alt + V). И выбрать там «Ширины столбцов» (Column widths).

Умножение и деление с помощью специальной вставки

С помощью специальной вставки можно преобразовать целый диапазон чисел благодаря математическим операциям. Например, если нужно сделать все числа отрицательными, можно скопировать ячейку с числом -1, выделить диапазон и в специальной вставке выбрать «Умножить» (Multiply).

Все числа будут умножены на -1.

Если нужно поделить все числа на тысячу, введите это число в любую ячейку, скопируйте — и далее такой же алгоритм, только в специальной вставке нужно будет выбрать «Разделить» (Divide).

Стили (Cell Styles)

Стиль (Cell Styles) — это готовый набор параметров форматирования ячейки, стилевого и/или числового. У стилей есть имена, их можно менять, удалять и создавать с нуля.

Чем полезны стили?

1. Можно настроить совокупность параметров форматирования (числовой формат, выравнивание, заливка, шрифт, границы) и использовать в будущем для разных ячеек «в один клик».

2. Сам стиль можно поменять в любой момент (нажмите для этого в списке стилей правой кнопкой мыши на тот, что хотите настроить), и изменения будут применяться ко всем ячейкам с этим стилем (например, можно не переживать, что заголовки в документе будут разные: если применять к ним один стиль, то сможете регулировать внешний вид всех заголовков через настройку этого стиля).

Стили существуют в рамках одной рабочей книги Excel. Если вы хотите, чтобы созданные вами стили были доступны по умолчанию в любой созданной книге, создайте пустую книгу, настройте в ней необходимые стили и сохраните как шаблон (инструкция ниже в этом конспекте).

Если нужно забрать стили из другой книги Excel (она должна быть открыта), используйте команду «Объединить стили» (Merge Styles). Из выбранной книги в текущую попадут все стили — и созданные пользователем, и измененные стандартные (они заменят такие же стандартные в текущей книге — имейте это в виду, если много ячеек уже оформлены с помощью стандартных стилей).

Увы, в Google Таблицах стилей нет.

Пользовательские форматы (Custom format)

Файл с примерами: Пользовательские форматы.xlsx

Пользовательский формат — числовой формат, создаваемый «с нуля» на специальном языке. Используя коды, применяемые в пользовательских форматах, мы можем создавать собственные варианты отображения чисел, дат, текста в ячейках. И сделать наши таблицы наглядными (и нарядными) и настроенными именно под наши задачи.

Формат настраивается в окне формата ячеек — Ctrl + 1 (

 + 1) — выбирайте «Все форматы» (Custom) и вводите код формата в поле сверху.

В Google Таблицах: Формат → Числа → Другие форматы чисел (Format → Number → Custom number format).

СИМВОЛЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В КОДАХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ ФОРМАТОВ

0 — незначащие цифры (отображаются всегда)

Если в формате указан один ноль, числа любой разрядности будут отображаться (то есть никакое число не будет «обрезаться»). Но если в формате указано несколько нулей, а числа в ячейках меньшей разрядности — нули все равно будут отображаться (допустим, если в формате пять нулей, а в числе четыре цифры, в ячейке будут отображаться пять цифр — в начале будет ноль).

, — десятичная запятая (знак, отделяющий целую часть от дробной)

В американских региональных настройках и в Google Таблицах при любых настройках — точка, а не запятая.

Используйте ее в формате, если нужно отображать знаки после запятой.

Например:

0,000 — формат, в котором всегда будут отображаться три знака после запятой (даже если число целое).