Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах) - Ренат Шагабутдинов

class="z1" alt="" src="images/i_717.jpg"/>

…То можно сделать следующее: ввести в первой строке все даты от начала до окончания проекта. Чтобы они были компактнее, а ширина столбцов была минимальной (ведь нам не нужно в этих столбцах будет ничего хранить — мы просто станем закрашивать те дни, в которые ведется работа над тем или иным этапом), можно сделать следующее:

— применить короткий пользовательский формат даты, например Д МММ (D MMM);

— поменять ориентацию на вертикальную.

Теперь нужно закрашивать ячейки — в каждой строке те даты (столбцы), в которые ведется работа над проектом.

Ячейка закрашивается, если дата в первой строке (D1, E1 и так далее) попадает в интервал от начала этапа включительно (05.04.2022 — для первого этапа) до окончания — тоже включительно (30.04.2022 — для первого этапа).

Оба этих условия должны выполняться одновременно (дата должна быть внутри интервала, включая его границы), так что нужна функция И / AND, которая позволяет проверить выполнение нескольких условий одновременно. В общем виде:

=И(дата >= дата начала этапа; дата <= дата окончания этапа)

В нашем случае для первой ячейки (D2):

=И(D$1>=$B2;D$1<=$C2)

Иллюстрация для примера. Конечно, мы не будем вводить формулу в сами ячейки, нам не нужны значения ИСТИНА и ЛОЖЬ, да они и не поместятся в наши маленькие столбцы. Но иногда бывает проще посмотреть на формулу в ячейках и убедиться, что все корректно, прежде чем вводить ее в правило условного форматирования.

Обратите внимание на смешанные ссылки: ссылка на дату у нас выглядит как D$1, потому что при протягивании формулы вправо и вниз мы должны смещаться вправо в пределах первой строки, но не вниз (ведь даты у нас в первой строке, а этапы в разных строках). С этапами наоборот: даты начала и окончания у нас в столбцах B и C, в пределах этих столбцов у разных этапов меняются строки.

Остается эту формулу отправить в правило условного форматирования, выделив все пустые ячейки от D1 вправо до конца периода и до последнего этапа.

Чтобы каждый день выделялся как отдельный объект, а не сливался с остальными, можно в формате условного форматирования выбрать не только заливку, но и границу ячеек, причем контрастного цвета.

Печать книг Excel

Быстрая печать

Кнопку для быстрой печати в один клик можно добавить на панель быстрого доступа.

Тогда у вас будет сочетание клавиш для быстрой печати (Alt + цифра).

Хотя в Excel есть сочетание клавиш для печати Ctrl + P, оно открывает панель с настройками печати, а не вызывает печать незамедлительно.

Быстрая печать — это немедленная отправка на печать текущего рабочего листа (не всей книги) на принтер, который вы в последний раз использовали в Excel (или на принтер по умолчанию, если вы не использовали принтер в рамках этой рабочей сессии).

Во многих случаях приходится настраивать печать — быстрым режимом не обойтись. Настройки печати можно найти на вкладке «Разметка страницы» (Page Layout).

Так, здесь можно менять ориентацию страницы, масштаб, включать/выключать печать сетки и настраивать печать заголовков.

Последнее может пригодиться, если у вас длинный список (таблица), в котором много строк, и все явно не поместятся на одну страницу. В таком случае заголовки будут только на первой странице, а на второй и последующих — уже нет.

Чтобы выводить какие-то строки или столбцы на каждом листе, нажмите «Печатать заголовки» (Print Titles) на вкладке ленты «Разметка страницы» (Page Layout) и далее выделите нужные вам строки/столбцы в соответствующих полях.

Многие настройки также доступны и в представлении Backstage на панели «Печать» (по сочетанию Ctrl + P).

РАЗНЫЕ РЕЖИМЫ ПРОСМОТРА

В правом нижнем углу, рядом с масштабом, можно включить один из трех режимов просмотра. По умолчанию — «Обычный» (Normal), а еще доступны два, которые могут пригодиться для печати книги: «Разметка страницы» (Page Layout) и «Страничный режим» (Page Break Preview).

Разметка страницы выглядит так: здесь отдельные страницы, есть возможность добавлять колонтитулы.

В страничном режиме видны границы страниц. И что бывает очень полезно, их можно двигать (просто тянуть, удерживая левую кнопку мыши), чтобы вписать данные в нужное количество страниц.

В обычном режиме границы тоже отображаются, но только после того, как вы провели манипуляции с настройкой параметров печати. И двигать их, как в страничном режиме, нельзя.

КАК РАСПЕЧАТАТЬ ОТЧЕТ НА ОДНОЙ СТРАНИЦЕ?

Если вы хотите разместить отчет (какую-то небольшую таблицу, таблицу и диаграммы, сводную таблицу, etc.) на одной странице для печати или сохранения в PDF, сделайте следующее на вкладке «Разметка страницы» (Page Layout).

Измените ориентацию страницы на альбомную, если это поможет уместить больше данных (например, если в книжной ориентации не все столбцы таблицы помещаются на одну страницу):

Разметка страницы → Ориентация → Альбомная

(Page Layout → Orientation → Landscape).

Измените масштаб в группе «Вписать» (1 страница по высоте и ширине):

Разметка страницы → Ширина / Высота→ 1 стр.

(Page Layout → Width / Height → 1 page).

СОХРАНЕНИЕ В PDF

Все, что относится к печати, относится и к сохранению в PDF. Как вы видите книгу Excel в предпросмотре, так она и будет сохранена в формате PDF.

Чтобы сохранить книгу в PDF, нажмите «Сохранить как» (Save As) и выберите в списке форматов PDF.

Важно: если у вас в книге несколько листов и вы все хотите сохранить в формате PDF, нужно нажать «Параметры» (Options) и включить соответствующую опцию «Всю книгу» (Entire workbook).

Скачать Google Таблицу в формате PDF можно в меню: Файл → Скачать → Формат PDF (File → Download → PDF).

ПЕЧАТЬ ДИАГРАММ

Если вы хотите исключить диаграмму из печати, зайдите в боковую панель «Формат» объекта «Область диаграммы» («Область диаграммы» — это фоновая область диаграммы, то есть достаточно