Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"

Допустим, один из участников отработал в проекте только половину запланированного времени. Если все его работы выполнены, то причина, наверное, не в нем. Хотя после проверки соответствующих расходов или качества его работы это может выглядеть иначе.

Определение возможных причин отклонений от запланированных параметров

Если наметилось отставание в графике работ, причины могут быть следующими.

• Трудозатрат меньше, чем планировалось.

• Трудоемкость работ больше ожидаемой.

• Исполнители завышают объем работ.

• Обнаружилась неучтенная в плане работа.

• Квалификация или навыки исполнителей не соответствуют требованиям.

• Данные по отработанному времени недостоверны.

Вот причины того, что на выполнение определенной задачи исполнители тратят времени больше или меньше, чем запланировано.

• Производительность исполнителя больше или меньше ожидаемой.

• Вы предусмотрели на ознакомление с работой времени больше, чем требуется.

• Вы неправильно определили уровень квалификации исполнителя.

• Вы неправильно определили трудоемкость работ.

• Исполнители неточно учитывают отработанное время.

Отклонение от запланированных расходов может наблюдаться из-за:

• несвоевременного предоставления счетов;

• неучтенных скидок (дисконтов) при закупках по предоплате;

• того, что в плане не учтены некоторые необходимые статьи расхода;

• ошибок в проведенных оплатах.

Действия по устранению отклонений от плана

Если в вашем проекте наблюдается отклонение от плана, учитывайте его характер.

• Если он разовый, то примите меры по устранению этого отклонения. Допустим, у вас запланировано 40 часов на приобретение оборудования. Вы собирались посетить четырех поставщиков, но купили у первого же. Не следует из-за освободившегося времени менять план, поскольку вполне возможны непредвиденные потери времени, которые компенсируют образовавшийся запас.

• Если отклонения носят систематический характер, стоит подумать о корректировке плана. Предположим, опытный исполнитель выполняет определенную работу быстрее, чем вы планировали. Если такие работы еще предстоят, можно изменить план с учетом повышенной производительности труда данного работника.

Внесение изменений в план

Как бы тщательно ни был разработан план, все предусмотреть невозможно. Иногда клиенты меняют свои требования, некоторые работы оказываются труднее, чем предполагалось, появляются новые технологии. В таких случаях возникает необходимость в изменении плана проекта.

Даже если причина из приятных, менять планы непросто. К тому же вам опять придется выслушивать разные мнения.

Автоматизированные информационные системы управления позволяют моделировать такие изменения. Эти системы применяются для управления большими проектами, к которым ваш может и не относиться. В любом случае, алгоритм приблизительно такой, как показано на рис. 10.10.

• Поступившее предложение по изменению плана проекта должно быть четко сформулировано, желательно письменно (даже если это не обязательно).

• Оцените влияние предложенных изменений на все аспекты вашего проекта, а также последствия отклонения предложения.

• Решите, стоит ли принимать предложение. Все, кого это касается, должны быть оповещены. Они тоже должны участвовать в принятии решения.

• Если предложение принято, сообщите об этом его инициатору. Объясните, на чем основано такое решение.

• Перед началом внесения изменений составьте список мероприятий, направленных на реализацию предложенных изменений. С формальной точки зрения это обязательный документ.

• Внесите соответствующие изменения в график работ, описание поставленных целей и намеченных результатов, перечень требуемых ресурсов.

• Сообщите всем участникам проекта и соответствующим лицам аудитории о внесенных в план изменениях и ожидаемых результатах.

Рис. 10.10. Алгоритм процесса изменения плана проекта

Чтобы изменение курса прошло гладко, руководствуйтесь следующим.

• Не планируйте так, чтобы потом приходилось вносить такие изменения. Результатом планирования должен стать точный и всесторонне обоснованный документ, обеспечивающий разумное использование сил и средств.

• Помните, изменения всегда сопровождаются дополнительными расходами. Если возникла необходимость внести изменения в план, проведите оценку связанных с этим дополнительных расходов, примите меры по их уменьшению.

• Учтите влияние изменений на все стороны вашего проекта. Постарайтесь быть дальновидными. Не исключено, что влияние изменений будет ощущаться до самого завершения проекта.

В результате потери управления и контроля происходит расширение масштабов работ проекта. Это выражается в произвольных изменениях задач без соответствующего согласования, что приводит к срыву сроков и перерасходу ресурсов.

Причины могут быть следующие.

• Недостаточно четкое и подробное описание работ, целей и масштаба проекта.

• Несанкционированное внесение "незначительных" изменений в проект.

• Передача исполнителям права принимать решения о выполнении определенных работ.

• Неудобно отказать клиенту.

• Избыток вашей самоуверенности.

Для восстановления порядка поступайте так.

• Дайте четкие определения и подробные описания целей проекта.

• Всегда оценивайте влияние возможных изменений на график работ, расход ресурсов и запланированный результат.

• Если сомневаетесь в возможности выполнить заказ, скажите об этом заказчику.

Открытые, основанные на доверии отношения с заказчиком помогут вам согласовать вынужденные изменения в проекте.

Глава 11

Чтобы все были проинформированы

В этой главе…

• Распространение информации в письменном виде

• Сообщение информации на совещаниях

• Составление отчета о ходе работ проекта

• Информирование вышестоящего руководства о ходе работ

Одно из важнейших условий успешности проекта — правильное и своевременное информирование соответствующих лиц. Основное назначение информирования следующее.