Татьяна Телегина - Тайм-менеджмент. Полный курс

Каким бы увлекательным и интересным ни было дело, которым вы занимаетесь, очень часто приходится сталкиваться с трудными задачами, за которые не знаешь, как взяться и с чего начать. Причем не важно, большие это дела или мелкие задачки – как с теми, так и с другими нужно работать, и для каждого типа задач есть свои техники и приемы, помогающие эффективно, быстро и без лишних затрат сил с ними справиться.

Рассмотрим, как можно решить разные типы задач.

6.7. Самомотивация как эффективное решение больших трудоемких задач

Если задача крупная, сложная и у нее нет жесткого срока исполнения, то очень сложно заставить себя ее решать. Такие задачи в терминологии тайм-менеджмента называются «слонами».

«Слоны» – крупные, сложные, требующие больших усилий задачи, часто неприятные и не имеющие жесткого срока исполнения.

«Слонами» могут быть самые разнообразные задачи, стоящие перед нами, например:

• написать диссертацию;

• сделать ремонт в квартире;

• изучить иностранный язык;

• разработать бизнес-план развития предприятия на ближайшие пять лет;

• улучшить свою физическую форму;

• укрепить здоровье;

• написать книгу.

Самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся, пытаясь решить такую задачу, – привычка глобализировать, укрупнять проблемы. Очень часто в своем воображении мы преувеличиваем реальный объем предстоящего дела, сами «раздуваем» нашего «слона» до невообразимых размеров, что в свою очередь приводит к возникновению страха перед решением такой проблемы.

Второй сложный момент при работе с крупными задачами – отдаленность результата во времени, когда нам сложно сразу увидеть конечный итог, даже сделав несколько шагов на пути к цели. Когда мы ставим перед собой задачу, например выучить иностранный язык, то не получим результат через день или неделю. Постепенно мотивация ослабевает, и нам становится все сложнее двигаться вперед, начинает казаться, что все наши усилия – это бег на месте: «Учу, учу, а свободно разговаривать на иностранном языке так и получается…» И тогда появляются страх и сомнение в решаемости и достижимости задачи.

Самый верный способ избежать такой глобализации, избавиться от страха, добиться решения поставленной задачи и «съесть слона» – разрезать его на маленькие кусочки-«бифштексы» и ежедневно «съедать» их по одному. Каждый кусок должен быть реальным, т. е. шаг за шагом приближать нас к желаемому результату, поставленной цели. Для этого необходимо, чтобы «бифштексы» соответствовали SMART-критериям, т. е. были:

• конкретно сформулированы – не просто «изучать иностранный язык», а «учить иностранные слова»;

• измеримы – не просто «учить иностранные слова», а «выучивать

• наизусть по десять иностранных слов»;

• соотнесены с нашими возможностями и ресурсами – ставить реальную планку в соответствии со своими возможностями, реально соизмерять свои способности и силы; так, например, одному человеку будет по силам учить по пять иностранных слов в день, а другому – по 15 слов в неделю;

• обязательно привязаны ко времени – определять ежедневный или еженедельный размер «бифштекса»: ежедневно выучивать по пять иностранных слов или в течение двух часов каждую неделю смотреть фильм на иностранном языке.

Таким образом, используя SMART-критерии для каждого «бифштекса», мы пошагово формулируем части большой глобальной задачи, которые нам будет легко решить. От расплывчатого определения «заниматься иностранным языком» мы приходим к конкретной, реализуемой и доступной для воплощения формулировке.

Каждый день выучивать по 10 иностранных слов, еженедельно смотреть фильм на иностранном языке без субтитров и т. д.

Такие «бифштексы» называются реальными.

Расплывчатые, неконкретные формулировки типа «Читать книгу на иностранном языке», «Изучать грамматику», «Посмотреть упражнения» и т. д. делают наш «бифштекс» иллюзорным. Некоторые люди изучают грамматику всю жизнь, так и не выучив ни одного правила; просмотр упражнений без их практического выполнения тоже абсолютно бесполезен, а читать книгу на иностранном языке можно по одной странице в месяц, а то и в год, что абсолютно бесполезно с точки зрения поставленной цели «Выучить иностранный язык».

Примеры «иллюзорного» и «реального» «бифштексов»:

• иллюзорный: учить английский язык (читать грамматику, посмотреть упражнения);

• реальный: каждый день выучивать по одному грамматическому правилу и делать три упражнения на выученное правило.

Большую и крупную задачу можно решить и с помощью метода «швейцарского сыра». В этом случае мы работаем с частями, на которые разбиваем задачу, не в логическом, а в произвольном порядке: сегодня подбираем иллюстрации для диплома, завтра – пишем два наиболее простых и понятных абзаца в третью главу, послезавтра составляем список литературы и добавляем еще три страницы к четвертой главе… Постепенно от огромной задачи «Написание диплома» остается совсем маленький кусочек, который легко доделать. Нам остается только собрать все части вместе и – готово!

Важно отметить, что при использовании метода «швейцарского сыра» необходимо определять реальный размер каждого из кусочков решаемой задачи и устанавливать регулярность их исполнения (ежедневно или еженедельно).

Существуют еще несколько подходов к решению задач-«слонов».

Алан Лакейн, известный американский консультант, предлагает дробить не задачи, а время их выполнения. Приступая к какому-то неприятному делу, поставьте рядом с собой будильник и кропотливо в течение десяти минут над ним работайте, после чего переключитесь на то, что вам по душе. На следующий день увеличьте время на одну минуту и в совокупности проработайте над задачей-«слоном» 11 минут, и так каждый день увеличивайте время выполнения задачи на одну минуту по сравнению с предыдущим. Таким образом, вы уже в ближайшем будущем убедитесь, что задача, казавшаяся вам ранее «неподъемной», приобретает вполне понятные и осознанные очертания и логику решения. Этот метод можно назвать «методом будильника». Алан Лакейн советует еще один способ: в качестве первого шага станьте консультантом самому себе. Например, подготовьте отчет, как если бы вы помогали кому-то другому. Так вы постепенно втянетесь в дело и продвинетесь по пути его выполнения.

Отслеживание результативности работы с крупной задачей. Если вы хотите получить полную картину и понять, насколько интенсивно движетесь к намеченной цели, то целесообразно фиксировать затраты времени, которое потрачено на решение задачи-«слона». Для этого достаточно ежедневно заносить временные показатели в график, подобный приведенному на рис. 6.3.