Дэвид Аллен - Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

Регулярно их опустошайте, обрабатывая и организуя их содержимое (см. следующий этап).

2. Обработка

Займитесь всем собранным в хранилищах материалом (примите решение относительно каждого из них).

Если относительно какого-то материала никаких действий выполнять не требуется, выбросьте его, или, если позднее какое-либо действие всё-таки может понадобиться, отложите; также он может оказаться полезен просто в качестве справочной информации.

Если относительно чего-то требуется что-то выполнить, решите, какое будет следующее конкретное физическое действие, затем или сделайте его (если это отнимет у вас не более двух минут), или делегируйте (контролируя его статус с помощью списка ожидаемых делегированных действий), или отложите (разместив его в списке напоминаний о необходимых действиях). Если одного действия, чтобы закрыть вопрос, будет недостаточно, определите новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.

3. Организация

Сгруппируйте результаты обработки входящих материалов в подходящим образом организованные и постоянно просматриваемые категории. Вот четыре ключевых категории для отслеживания действий:

• Проекты (проекты, которые вы обязались завершить);

• Повестка дня (действия, которые должны быть выполнены в определённый день или время);

• Конкретные следующие действия (действия, которые необходимо сделать как можно скорее);

• В ожидании (проекты и действия, которые были поручены другим людям, и в исполнении которых вы заинтересованы).

Назначьте подкатегории, если это облегчит вам работу (Телефонные звонки, Поручения, Дóма, За компьютером и т. д.).

Актуализируйте списки долгосрочных целей и ценностей, которые имеют для вас значение.

Актуализируйте контрольные списки, которые смогут быть вам полезны позже (должностную инструкцию, список напоминаний о событиях, организационные диаграммы и т. д.).

Актуализируйте систему справочной информации с помощью материалов, по которым не требуется никаких действий, но которые могут пригодиться позже.

Актуализируйте систему напоминаний о действиях, которые возможно потребуется выполнить в будущем (список «Когда-нибудь/может быть», Повестки дня).

Актуализируйте систему хранения вспомогательной информации по проектам (может храниться вместе с системой справочной информации или недалеко от неё).

4. Обзор

Каждый день, как только почувствуете в этом необходимость, просматривайте ежедневник и список следующих конкретных действий.

Проводите Еженедельный Обзор, чтобы всё прояснить, актуализировать и поддержать все свои системы (см. Еженедельный Обзор).

Просматривайте списки долгосрочных целей, ценностей и намерений настолько часто, насколько потребуется для поддержания актуальности и полноты вашего списка проектов.

5. Выполнение

Примите решение относительно следующего конкретного действия, основываясь на том, что вы можете сейчас сделать (контексте), сколько у вас имеется времени и сил, а затем уже на своих приоритетах.

Оставайтесь гибким — поддерживайте систему напоминаний об абсолютно всех необходимых действиях в своей жизни, список которых должен быть всегда у вас под рукой. Тогда при принятии решений вы сможете довериться собственной интуиции.

Для интуитивного принятия наилучших решений регулярно концентрируйтесь на своих приоритетах («Какое для меня будет иметь значение, если сделать X вместо Y?»). Регулярно осуществляйте переоценку обязательств на различных уровнях своей жизни и работы:

• Уровень моря — текущие действия (ежедневно);

• 10'000 футов — текущие проекты (еженедельно);

• 20'000 футов — текущий круг обязанностей (ежемесячно);

• 30'000 футов — одно-двухлетние цели (ежеквартально);

• 40'000 футов — трёх-пятилетние цели (ежегодно);

• 50'000 футов и более — карьера, цель и стиль жизни (ежегодно или реже).

Диаграмма процесса обработки и организации

Модель естественного планирования

Эта модель основана на естественном способе планирования, который используется нашим мозгом. Она обеспечивает «вертикальный» контроль, то есть самый эффективный способ обдумывания какого-то конкретного проекта или ситуации. Как только вы идентифицировали все свои проекты, для ликвидации беспокойства по каждому из них, может потребоваться концентрация на ниже перечисленных уровнях.

1. Цель и принципы, которыми мы руководствуемся при её достижении

Зачем мы это делаем? Что в данном случае означает «добиться цели»?

Каких ключевых стандартов мы должны придерживаться при принятии решений и выполнении работы над этим проектом? Каковы правила «игры»?

Цель и принципы как основной критерий при принятии решений по проекту.

2. Миссия / Вúдение / Глобальная цель / Успешный результат

Как мог бы выглядеть полностью успешный результат? Как бы я мог узнать об этом?

Как бы этот успех смотрелся или ощущался каждой из заинтересованных сторон?

3. Мозговой штурм

Какие вещи могут произойти в связи с этим проектом? Каково текущее состояние дел?

Что я знаю? Чего я не знаю? Что я должен обдумать? Что я ещё не учёл? И т. д.

Ничего не упускайте, не будьте субъективны и сопротивляйтесь критическому анализу своих мыслей.

Рассмотрите ситуацию с разных сторон.

4. Организация

Идентифицируйте компоненты проекта (подзадачи), их последовательность и/или приоритеты.

Сделайте схему или план, составьте по пунктам списки или начертите диаграмму — всё, что вам может понадобиться для обзора и контроля.

5. Конкретные следующие действия

Определите конкретные следующие действия по каждой независимой подзадаче (что должно быть сделано и кем?).

Если требуется дополнительное планирование, определите конкретное следующее действие, способствующее его проведению.

Если понадобится, смените уровень концентрации по проекту следующим образом:

• Если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень своей концентрации (то есть вернитесь от действий к планированию, или от планирования к мозговому штурму, или от формирования вúдения к цели).

• Если ваш проект необходимо продвигать, понизьте уровень своей концентрации (например, перейдите от формирования вúдения к мозговому штурму, от планирования к действиям).