Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"

Вы должны разработать:

• таблицу всех этих ресурсов;

• таблицы расхода по каждому ресурсу;

• сводную таблицу расхода ресурсов.

На рис. 5.9 приведен пример таблицы материальных ресурсов. Для каждого вида работ в ней содержится следующая информация:

• описание ресурсов, необходимых для выполнения работы. Это могут быть компьютеры, копировальные устройства, использование лаборатории для тестирования и т. д.;

• общее количество часов использования ресурсов.

Работа . Количество требуемых ресурсов (часов) . . Идентификатор работы в структурной схеме работ Description Компьютер Копировальная машина Тестовая лаборатория 1.2.1 Разработка макета 32 0 0 2.1.4 Подготовка отчета 0 40 0 3.3.1 Разработка устройства 40 0 32

Рис. 5.9. Таблица использования материальных ресурсов

Из приведенной на рис. 5.9 таблицы следует, что для разработки прибора вам понадобятся компьютер на 40 часов и тестовая лаборатория на 32 часа.

Чтобы оценить использование материальных ресурсов в количественном отношении, необходимо проанализировать суть работы и производительность ресурса. Рассмотрим это на примере использования копировального устройства.

• Определите необходимое количество копий документа.

• Определите количество страниц в каждой копии.

• Определите производительность печатающего устройства (стр./мин.).

• Определите необходимое время использования копировального устройства, перемножив эти три числа.

На рис. 5.10 приведена таблица использования компьютера в процессе выполнения задач. Например, для выполнения задачи 1 он будет нужен в течение первой, второй и третьей недель по 10 часов.

Планируемое использование компьютера (часов) Неделя 1 Неделя 2 Неделя 3 Неделя 4 Неделя 5 Итого Задач 1 10 10 10 . . 30 Задач 2 . 20 20 . . 40 Задач 3 . . 10 20 30 60 Итого 10 30 40 20 30 130

Рис. 5.10. Таблица использования компьютерного времени для выполнения задач

Планирование бюджета

Каждый проект стоит денег. В мире ограниченных средств мы постоянно ломаем голову над тем, как получить максимальную отдачу от инвестиций. Поэтому правильная оценка затрат проекта очень важна.

• Это дает возможность спрогнозировать ожидаемые выгоды от проекта по отношению к затратам, т. е. определить его экономическую целесообразность.

• Реальная оценка позволяет определить возможность получения необходимых фондов для проекта.

• Это также даст критерии и ориентиры правильного расхода финансов при ведении проекта.

Конечно, не для всех проектов можно детально спланировать бюджет. По разным организационным причинам у вас не всегда будет возможность подробно ознакомиться со всеми финансовыми расходами на ваш проект. Однако понимание процесса расходования финансов полезно как для успешного ведения проектов, так и карьеры в целом.

Классификация расходов на проект

Бюджет проекта рассчитывается на основе детализированной, поэтапной оценки стоимости всех ресурсов, необходимых для его выполнения. Обычно он планируется в несколько этапов, начиная с приблизительной оценки предполагаемых затрат; затем идет детальная проработка бюджета и, наконец, он утверждается в окончательном виде. Иногда из-за непредвиденных изменений в процессе выполнения проекта утвержденный бюджет приходится пересматривать.

Прямые расходы — это расходы непосредственно на выполнение проектных работ. Сюда входит зарплата исполнителей, затраты на необходимые материалы и оборудование, командировочные расходы и оплата субподрядных работ.

Косвенные расходы — это расходы по непрямому обеспечению проекта, которые в рамках проекта невозможно учесть отдельно. Они делятся на две категории.

• Накладные расходы. К ним относятся премии, арендная плата за офис, аренда или покупка офисной мебели, использование оборудования организации и др. Их трудно выделить в бюджете проекта.

• Общие и административные расходы. Это расходы на содержание административного аппарата и поддержание работоспособности вашей организации. За счет их содержатся все службы вашей организации: отдел кадров, экономический отдел, руководство, бухгалтерия и т. д.

Поскольку вы используете для работы над проектом офис и все остальные службы вашей организации, вы несете и все эти косвенные расходы. К сожалению, невозможно точно учесть, какая именно часть этих расходов относится конкретно к вашему проекту.

Предположим, вы запланировали выпустить рекламный проспект вашей компании. Прямые расходы на этот проект могут включать:

• расходы на оплату труда, т. е. оплату отработанных часов вами и другими участниками проекта;

• расходы на материалы, т. е. затраты на бумагу, которая пойдет на изготовление проспекта;

• командировочные расходы, т е. оплату поездок на другие фирмы, где могут разработать обложку вашего проспекта;

• оплату субподрядчикам, т. е. оплату по договору третьей стороне, которая разработает обложку для вашего проспекта.

Косвенные расходы на проект могут включать:

• премии, т.е. дополнительное вознаграждение помимо зарплаты, которое вы и сотрудники получите за работу над проспектом;

• арендную плату, т. е. плату за аренду офиса, в котором вы работаете;

• расходы на оборудование, т. е. затраты на приобретение компьютера для разработки проспекта;

• административные расходы, т. е. зарплату руководства и административных работников.

Разработка бюджета проекта

Бюджет проекта разрабатывается поэтапно.