Презентации и выступления: кратко, ясно, просто. Подготовка и проведение публичных выступлений - Александр Яныхбаш

(имейте в виду, что термин «акцентуации» вовсе не связан с патологией личности). Уверен: изучая тот или иной подход, вы начнете «видеть» своих коллег и заказчиков, руководителей или даже себя.

Возьмем наиболее простую типологию DISC (Dominance, Influence, Steadiness, Compliance): как в общих чертах может меняться материал выступления и поведение оратора, если мы в какой-то степени понимаем свою аудиторию (см. таблицу ниже)?

Приведу небольшой пример. Мы с клиентом готовились к предстоящей защите инвестиционного проекта в корпорации. На самом раннем этапе подготовки стали размышлять на тему состава акционеров, чтобы понять, как подстроить материал под запросы и задачи топов. В ходе нашего разговора клиент вспомнил, что ключевой руководитель, принимающий решение о дальнейшей судьбе проектов в компании, не только «большой и важный» начальник, которому необходимо видеть выгоды и результат и который будет задавать вопросы о стоимости и требуемых ресурсах, но и в прошлом активный участник спортивной лиги «Что? Где? Когда?». Так, мы сначала задорно провели аналогию с Анатолием Вассерманом и пошутили про «внимание, вопрос», но потом решили, что не будет лишним добавить в приложения к презентации добрый десяток диаграмм и таблиц с показателями. Мы исходили из гипотезы, что личность стейкхолдера совмещает D-типаж «Босса» (руководитель-визионер, который управляет и контролирует) и C-типаж «Знатока» (эксперт, которому важны детали, на основании которых сделаны подсчеты). И не прогадали! После удачной презентации клиент рассказывал, как открывал свои приложения, словно доставал козыри из колоды в карточной игре.

Помещение

Даже зал, где будет проводиться выступление, может повлиять на результат. Вот несколько примеров.

• Спикер планировал выступать, стоя за трибуной, а приехав на площадку, обнаружил, что там открытая сцена и ты – «как на ладони». Итог – волнение возросло.

• Сделал красивые слайды, а в процессе выступления оказалось, что слишком яркие и неконтрастные цвета (например, желтый, бледно-серый или голубой) на диаграммах в презентации плохо читаются из-за яркой освещенности зала или из‑за солнца, бьющего в окна.

• Организаторы бизнес-завтрака арендовали огромный красивый зал, но в нем нет мягкой мебели, ковролина или чего бы то ни было, поглощающего звук. И теперь харизматичный громогласный спикер слишком «давит» громкостью, утомляет зрителей в первые же 10 минут, да и сам утомляется из-за гулкой акустики помещения.

Зал, техника, тип микрофона, наличие ведущего-модератора, очередность выступлений – всё это контексты, которые следует продумать и учесть, чтобы сделать свое выступление комфортным и повысить вероятность искомого результата.

Повестка и цели (жанры презентаций)

Следующим контекстным фактором, оказывающим влияние на предстоящую презентацию, является жанр. Разные жанры предъявляют разные «требования» к материалу выступления, а также могут определять и корректировать подачу и ее «градус». Всё многообразие публичных выступлений и деловых презентаций можно условно распределить по группам в зависимости от двух факторов: аудитории и спикерской задачи.

1. Аудитория.

Мы можем выступать как перед большим залом, так и в малых собраниях. Резонный вопрос: «Где проходит та граница, когда малая группа становятся большой?» Увы, точно измерить это невозможно, и социальные науки не дадут ответа, так что давайте просто договоримся понимать под малыми такие группы, в которых не более тридцати человек, а аудитории свыше тридцати будем считать большими. Традиционно малые группы встречаются в самой обычной офисной переговорке, в лаборатории университета и т. п. Большие аудитории – это конференц-залы и стадионы.

2. Спикерская задача.

С помощью своего выступления (или презентации) мы можем повышать осведомленность аудитории или влиять на ее намерения, то есть побуждать к конкретным действиям и изменениям. На одном полюсе условной шкалы будет находиться «информационная» задача выступления, на другом – «мотивационная».

Таким образом, у нас получается комбинация из четырех групп – жанров – презентаций (см. рисунок ниже).

3. Жанр «Констатация» (малая аудитория + информирование).

Это встречи, которые, как правило, проходят в переговорке. Ключевые лица компании собираются здесь, чтобы послушать отчеты: по проекту, аналитический или о проделанной работе. Во всех этих случаях спикер обычно просто констатирует некую информацию.

4. Жанр «Просвещение» (большая аудитория + информирование).

Это любая лекция, инструктаж по технике безопасности, вебинар по функционалу продукта. Формально, конечно, лекция может проходить и для аудитории менее тридцати человек, что обосновывает ее перенос в жанр «Констатация», однако замечу, что «Констатация» и «Просвещение» родственны друг другу, ведь их основная задача – представлять информацию и повышать осведомленность публики в каком-либо вопросе. Так что формальное местоположение на оси координат не так критично.

5. Жанр «Мотивация» (большая аудитория + мотивирование).

Вообразите: большая сцена, звук и свет, дым-машина, спикер-зажигалка заряжает на успех целый стадион. Знакомая картина? Но это не только прерогатива Тони Робинса. Выступать и вдохновлять может и первое лицо компании. Например, речью в конце года или на стратегической сессии.

6. Жанр «Продажа» (малая аудитория + мотивирование (убеждение).

Это вновь условная переговорка в офисе, где собрались ключевые лица (к примеру, руководители), а спикер в ходе своей презентации должен убедить их приобрести новый продукт, инвестировать в проект Х; либо должен защитить бюджет на будущий год, и т. п. «Мотивация» и «Продажа» также родственны друг другу, поскольку апеллируют к действиям аудитории.

Как я писал выше, понимание своего жанра помогает спикеру лучше настроить как материал, так и поведение на публике.

Теперь рассмотрим подробнее, какие требования к контенту и подаче предъявляет тот или иной жанр (см. таблицу ниже).

Практические примеры влияния контекстов на материал и подачу

Презентация нового продукта

Предположим, вы готовите презентацию нового продукта для сотрудников партнерских организаций, занимающихся дистрибуцией. Состав аудитории вы хорошо знаете, ведь это ваши партнеры. Жанр, вероятнее всего, будет «Просвещение»: вам нужно рассказать о новом функционале, дополнениях или изменениях. Фактически это информирование. При этом элемент мотивации в такой продуктовой «лекции» тоже необходим, ведь предыдущий продукт более знаком нашей публике, они уже научились его продавать, знают все тонкости, а всё новое, как часто бывает, вызывает сопротивление. Значит, нам нужно уметь заинтересовать и мотивировать аудиторию, чтобы переключить ее на продажи новинки. Также мы понимаем, что «лекция» о продукте будет довольно длинной – допустим, час или полтора.

Эти вводные дают основания проектировать презентацию таким образом:

• внимательно подойдите к декомпозиции материала и разбейте тему на составные подтемы, чтобы слушателям было легче ориентироваться в новом материале;

• учитывая, что аудитория лояльна, вы можете использовать в своей речи не только рациональные аргументы, но и small talk и эмоциональные образы;

• обязательно внедрите приемы вовлечения,